SQL Indikatoren im BSC Designer
Ein großes Unternehmen bewahrt mit Sicherheit eine große Anzahl Daten und Informationen an unterschiedlichen Orten. Auch lediglich ein Unternehmensbereich kann über seine eigene Datenbank verfügen. Um dennoch Geschäftsprozesse und Effizienz einer Organisation zu optimieren, ist es wichtig, eine Verlinkung von Daten zwischen allen internen Datenbanken zu gewährleisten.
Implementieren Sie den BSC Designer als Ihr Hauptsinstrument, können Sie alle Daten in das Programm übertragen. Der BSC Designer nimmt alle Daten aus einer großen Anzahl von Datenquellen über die Funktion “SQL Indikatoren” auf. Diese Funktion ist zwar etwas komplexer im Vergleich zu anderen grundlegenden Funktionen, welche auf Erstellung und Bearbeitung der KPIs ausgerichtet sind, doch in einigen Fällen (wenn beispielsweise die Datenquelle zu groß ist, um Informationen manuell zu importieren; oder wenn ein Unternehmensbereich die Einführung des BSC Tools nicht benötigt, aber mit seiner eigenen Datenbank arbeitet) ist sie die einzige Möglichkeit dar. Außerdem bieten SQL Indikatoren einen wesentlichen Vorteil – nach der einmaligen Anwendung müssen sie nicht laufend angepasst werden – alle Änderungen in den Datenquellen erscheinen automatisch im BSC Designer Projekt, sodass Ihre Aufgabe lediglich in der Aufstellung dieser SQL Indikatoren und der Überwachung sowie Berichterstattung zu deren Performance bestehen wird.
Was bedeutet SQL?
Structured Query Language (SQL) ist eine Datenbanksprache, die für Abfrage und Bearbeitung von Daten in relationalen Datenbanken verwendet wird. SQL ist die meist genutzte Sprache für relationale Datenbanken weltweit, was diese zu einem sehr nützlichen Instrument in Unternehmen gemacht hat. Eine ihrer wesentlichen Funktionen besteht im Exportieren und Importieren von Daten aus unterschiedlichen Quellen (z.B. auch Tabellen mit einer logischen Struktur).
Welche Dateien können in den BSC Designer importiert werden?
Da SQL ein universelles Tool darstellt, können Daten aus fast allen gängigen Datenbanken mit Hilfe der Funktion “SQL Indikatoren” importiert werden. Zu beachten ist hierbei, dass die Syntax der Datenbank in ein mit der Software kompatibles Format umgewandelt werden sollte. Die am schnellsten zu importierenden Dateien sind MS Excel- und MS Access-Dateien. Dieser Artikel wird ein Beispiel vorführen, wie man einen SQL Indikator erstellt und mit einer MS Excel-Datei verlinkt. Auch andere Datenquellen können in das Balanced Scorecard Designer Projekt übertragen werden, jedoch wird hierbei der Algorithmus etwas anders sein. Aus diesem Grund empfehlen wir unseren Kunden, sich mit unserem Support-Team in Verbindung zu setzen (die Kontaktform kann hier aufgerufen werden), um bezüglich der zu importierenden Datenbanken beraten zu werden. Jedoch auch unternehmensinterne IT-Abteilungen sind in der Lage, Algorithmen für jede Datei zu finden, die via SQL übertragen werden soll.
Neues Update
Der BSC Designer enthält jetzt einen SQL Query Builder! Mit diesem Tool können nicht nur IT-Profis, sondern auch Personen, die mit der SQL Computersprache nicht vertraut sind, schnell eine SQL Query (Abfrage) erstellen und Daten importieren. Die folgende Anleitung zur Erstellung von SQL Indikatoren mit Hilfe einer MS Excel-Datei ist nur für die neue Version des BSC Designer relevant, sodass wir Ihnen empfehlen möchten, die Software zu aktualisieren. Außerdem möchten wir unsere Nutzer darüber informieren, dass die Funktion “SQL Indikatoren” nur in der BSC Designer PRO Version verfügbar ist, nicht in der Standard Version.
Updates für das Balanced Scorecard Designer Programm
Aktuelle Nutzer sollten den BSC Designer Installateur downloaden und die Software überschreiben. Ein Neustart des Systems ist nicht erforderlich. Nach der Installation öffnen Sie einfach das Programm und nutzen alle neuen Funktionen und Eigenschaften.
Noch kein Nutzer? Ändern Sie dies durch den Download einer Testversion der Software und nutzen Sie diese 30 Tage lang kostenlos! Nach Ablauf der Testzeit können Sie eine Programmlizenz erwerben.
Anleitung zur Erstellung der SQL-Verlinkung mit einer MS Excel-Datei
Vorbereitung der MS Office Excel-Datei
Als Erstes müssen wir uns vergewissern, dass die MS Excel-Datei (*.xls oder *.xlsx) ein passendes Format besitzt. Nun versuchen wir gemeinsam ein einfaches Beispiel aufzustellen, um die Logik der anspruchsvollen Funktionsstruktur nachvollziehen zu können. Öffnen Sie MS Office Excel und geben Sie “Datum” in die Zelle “A1” und “Wert” in “B1” ein. Danach füllen Sie die Spalte unter “Datum” mit Zeitpunkten im Format TT.MM.JJJJ (nehmen wir hierfür einen Zeitraum 26.12.2009 – 30.12.2009). Die Spalte unter “Wert” füllen wir mit zufälligen Indikator-Werten (als Beispiel nehmen wir 48, 46, 39, 47 und 52). Anschließend benennen wir unsere Daten, indem wir alle Zellen auswählen (einschließlich “Datum” und “Wert”) und geben das Wort “alle” in das Namensfeld, genau so wie auf der Abbildung weiter unten. Speichern Sie die Datei (z.B. in C:\tmp Kategorie) und schließen Sie MS Excel. Nun haben wir eine Datenquelle im benötigten Format.
Benennen der Daten in der MS Excel-Datei
Ein passendes Format würde die Excel-Datei auch dann besitzen, wenn die Zelle “Wert” eine andere Bezeichnung bekommt (wie z.B. “Indikator 1″ oder “Prozent” usw.) und die Werte in der Spalte beliebig anders sind. Die Standard-Einstellungen im BSC Designer setzen die Parameter des neuen Indikators auf “o” als Minimum und auf “100″ als Maximum. Nach der Aufstellung von SQL Indikatoren können jedoch diese Voreinstellungen nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen verändert werden, sodass auch Zahlen wie 48392934 in den Zellen für Werte problemlos angewandt werden können.
Außerdem bestehen hier keine Vorschriften bezüglich dessen, wieviele Indikatoren eine MS Excel-Datei höchstens beinhalten darf. Denn auch weitere Indikatoren können beispielsweise in den Spalten C, D, E, F, G und anderen platziert werden. Die Daten aus jeder Spalte werden getrennt an die jeweiligen Indikatoren exportiert. Wie man die richtigen Werte auswählt und nutzt, wird weiter in diesem Artikel erläutert.
SQL Indikator erstellen
Nachdem die Datenquelle (in unserem Fall eine MS Excel-Datei) vorbereitet wurde, ist es an der Zeit, einen damit verlinkten SQL Indikator zu erstellen. Öffnen Sie hierfür den BSC Designer PRO und anschließend eines Ihrer Projekte. Es ist wichtig, einen Zeitpunkt im Kalender-Feld auszusuchen (lesen Sie mehr über die Funktion “Kalender” im Artikel “Zeitpunkte mit BSC Designer verwalten”), welcher auch in der Quellendatei vorhanden ist, um Fehler während der Datenübertragung zu vermeiden. Wählen Sie weiter eine beliebige Kategorie, klicken Sie auf den Button “Strategiebaum” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort die Funktion ” Neuer SQL Indikator”. Ein neues Dialogfenster wird geöffnet, in welchem einige Parameter zum Import eingetragen werden müssen. Folgen Sie dem Algorithmus weiter unten, um Daten aus der *.xls*-Datei in den BSC Designer Indikator zu übertragen.
Schritt 1: Klicken Sie auf “Erstellen” unter dem Feld für die “Verbindungszeichenfolge”;
Schritt 2: Wählen Sie “Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers” – die richtige Wahl für die Arbeit mit MS Excel Dateien;
Schritt 3: Wählen Sie “Verbindungszeichenfolge verwenden” und klicken Sie auf “Erstellen”;
Schritt 4: Wählen Sie eine Excel Datei im neuen Fenster;
Schritt 5: Wählen Sie den Dateipfad im neuen Fenster (C:\tmp\datasource1.xlsx in unserem Beispiel);
Schritt 6: Testen Sie, ob alles einwandfrei funktioniert, indem Sie auf “Verbindung testen” drücken. Es müssen keine weiteren Einstellungen in diesem Fenster vorgenommen werden. Nach dem erfolgreich durchgeführten Test drücken Sie einfach auf “OK”;
Schritt 7: Wurde die Verbindungszeichenfolge eingestellt, gehen wir zur SQL Query (Abfrage) über. Klicken Sie auf “Erstellen”, um eine SQL-Anweisung zu bilden. Ein neues Fenster wird geöffnet;
Schritt 8: Wählen Sie eine Tabelle (in unserem Fall die Tabelle “alle”). Genau für diesen Schritt mussten wir unseren Daten in der MS Excel Datei einen Namen geben. Nachdem “alle” gewählt wurde, klicken Sie auf den Schaltfläche “Weiter”;
Schritt 9: Wählen Sie das Ergebnis-Feld – die rechte Spalte mit Werten, welche von uns benötigt wird. Besteht die Datenquelle aus mehreren Spalten (z.B. mehrere Indikatoren in der MS Excel Datei), ist dieser Schritt der einzige Unterschied in der Vorgehensweise zwischen einem oder mehreren Indikatoren. Müssen also Indikatoren für jede einzelne Spalte erstellt werden, sollten Indikatoren vervielfacht (erfahren Sie mehr über eine Vervielfachung von Indikatoren im ersten Teil des Artikels “KPIs bearbeiten mit Hilfe der BSC Designer Funktionen”) und bearbeitet werden (Mit der rechten Maustaste auf den Indikator klicken -> “SQL-Eigenschaften bearbeiten”), um andere Spalten im Ergebnis zu zeigen. Vergewissern Sie sich, dass die Spalte “Wert” ausgewählt wurde, und nicht “Datum”;
Schritt 10: Die Bedingung für das Feld “Datum” muss als “=” eingestellt werden. Vergewissern Sie sich, dass die Bedingung für “Datum” und nicht für “Wert” eingestellt wurde;
Schritt 11: Wurden alle Einstellungen durchgeführt, wenden Sie die Query an, versuchen Sie diese zu testen (mit Hilfe der Schaltfläche “Test”) und drücken Sie auf “OK”, um den SQL Indikator zu erstellen.
Fertig!
Nun wurde der neue SQL Indikator erstellt (unterstrichen), konnte bearbeitet werden und einen Indikator importieren. Werden Änderungen in der Datenquelle vorgenommen (in unserem Fall in der MS Excel-Datei), werden diese automatisch im SQL Indikator erfasst und berechnet werden. Selbstverständlich wissen wir, dass unsere Kunden neben MS Excel auch andere Datenquellen nutzen, sodass wir Ihnen empfehlen, sich von unserem Support-Team bezüglich der von Ihnen verwendeten Quellen beraten zu lassen (die Kontaktform finden Sie hier). Aber auch unternehmensinterne IT-Abteilungen sind im Stande, Algorithmen für jede Datei finden, um diese über SQL Indikatoren zu importieren. Fortgeschrittene Nutzer können natürlich Queries und Verbindungszeichenfolgen ohne den BSC Designer Builder erstellen, indem diese einfach in die entsprechenden Felder eingegeben werden.
Gratulation! Ein neuer SQL Indikator wurde ertsellt und steht zur Verfügung
