Optimierte Kaskadierung mit BSC Designer PRO
Kaskadierung mit Hilfe der “Übertragungs” – Funktion
Im vorherigen Artikel “Kaskadierungsprozess in Unternehmen mit BSC Designer” wurde beschrieben, wie man eine Kaskadierung bzw. Vernetzung mit Hilfe der Funktion “Importierter Indikator” durchführt. Nun werden wir versuchen, dieselbe Aufgabe durch Nutzung der Funktion “Übertragung” zu lösen. Damit wird später sichtbar, dass es leichter ist, wenn das obere Management die Anwendung erstellen (Kategorien mit beliebiger Anzahl von Indikatoren) und diese weiter übertragen kann, statt detailliert zu beschreiben, wie man einen Indikator importiert und dies bei jedem einzelnen Mitarbeiterprojekt durchführt. Eine Einführung zur Funktion “Übertragung” können Sie hier finden. Doch sicherlich kann die importierende Funktion in einigen Fällen weiter genutzt werden, wenn dies zweckmäßig erscheint.
Was ist unser Beispiel-Unternehmen?
Unser Beispiel-Unternehmen wird dem Unternehmen des letzten Artikels entsprechen. Die Organisationsstruktur besteht also aus einem Chief Executive Officer (CEO), zwei Vizepräsidenten (VPs) und zwei Spezialisten (SCs). Jedes Mitglied des Unternehmens arbeitet an einem eigenen BSC Projekt sowie mit einer am jeweiligen PC installierten Lizenzkopie des BSC Designer. Jetzt müssen wir nicht mir der untersten Unternehmensebene (SCs) beginnen. Der CEO als Unternehmensvorstand wird Aufträge geben und diese an seine Mitarbeiter übertragen. Unser Beispiel wird an einem einzigen Computer erstellt, die Kaskadierung kann jedoch über das lokale Netzwerk bzw. über das Internet durchgeführt werden. Legen wir nun mit unserem Beispiel los!
Kaskadierungsplan
Bevor wir mit der Verknüpfung der *.bsc Projekte beginnen, muss ein Plan zur Kaskadierung erstellt werden. Die Ablaufstruktur in unserem Beispiel eines kleinen Unternehmens ist klar uns sieht folgendermaßen aus:
Hierarchie in unserem Beispiel-Unternehmen
Um die Anwendungslogik der Kaskadierung im Detail darzustellen, bedarf es eines Displays, iner Anzeigetafel, für jede Einheit, die miteinander nach dem oben beschriebenen Prinzip verknüpft sind. Die folgende Abbildung stellt ein Beispiel dar, wie diese Displays miteinander verknüpft sein können: Manager müssen einige Aufgaben selbst bewerkstelligen und einige übertragen sie an die untere Unternehmensebene, um die Ausführung dieser Aufgaben lediglich zu überwachen. Dieses Beispiel basiert auf zufälligen, stichprobenartigen Informationen, kann aber nah an realen Praxisbeispielen zu Unternehmensstrukturen liegen. Hier sehen Sie nun den Kaskadierungplan:
Verknüpfung der einzelnen Displays (Dashboards)
Der Plan liegt bereit und sowohl die Positionen für jedes Element, als auch die Richtungen der Verlinkungen sind festegelegt. Die Rollen und die Dashboards ( *.bsc Projekte) für jede Einheit in dieser Struktur werden Schritt für Schritt im Folgenden erläutert.
CEO (die höchste Ebene)
Als Unternehmensvorstand muss der CEO die Indikatorwerte der VPs überwachen sowie umfassende Statistiken und Effiziensmessungen für das gesamte Unternehmensprojekt einsehen. Sicherlich besteht die Rolle eines Leiters nicht in der Festlegung und Verteilung detaillierter Aufgaben für jede Unternehmensebene, er muss jedoch strategische Ziele für die VPs setzen, sodass sie daraus konkrete Aufgaben für die Spezialisten bzw. Fachkräfte (SPs) ableiten können.
Das Projekt des CEO basiert auf vier Elementen (Kategorien im BSC Designer). Natürlich könnten dies die vier Perspektiven sein (übereinstimmend mit der Theorie von Kaplan and Norton; mehr dazu lesen Sie unter “Was ist Balanced Scorecard Konzept: die vier Perspektiven”), in unserem Beispiel wird es sich um eine Anzahl von Aktivitäten handeln, um die Aufmerksamkeit vom Managementsystem auf die Anwendungslogik des BSC Designer Programms zu lenken. In unserem Beispiel wird der CEO eine Aufgabe selbst bewerkstelligen, wir benennen diese Aufgabe als “SELBST”. Drei andere Aufgaben werden an die Vizepräsidenten übertragen, sodass der CEO stets aktuelle Informationen zur Effizienz bekommen und die Dynamik der Werte überwachen kann. Eine der Aktivitäten wird an VP1 übertragen, zwei weitere an VP2.
Lassen Sie uns nun das Projekt für den CEO kreieren. Öffnen Sie BSC Designer PRO und starten Sie ein neues Projekt (“Strg” + “N” drücken). Da der Unternehmensvorsitzende einen Überblick über den gesamten Unternehmensbaum haben muss, benennen wir das Projekt als “Scorecard des Gesamtunternehmens”. Drücken Sie auf “Datei” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie das Symbol “Dokumenteigenschaften” aus der Liste. Hier können Sie unter anderem Beschreibungen für das gesamte Projekt und den Namen des Autors eingeben, dies ist jedoch in unserem Fall nicht wirklich relevant. Weiter müssen die vier Kategorien unter dem Namen 1, 2, 3 und 4 hinzugefügt werden. Wählen Sie hierfür die Funktion “Strategiebaum” in der oberen Symbolleiste und drücken Sie viermal auf “Neue Unterkategorie”, um vier Kategorien hinzuzufügen. Diese Kategorien können auch Indikatoren beinhalten. Um Indikatoren hinzuzufügen, gehen Sie wieder auf “Strategiebaum” und wählen Sie das Symbol “Neuer Indikator”. Wenn Kategorien und Indikatoren eingefügt wurden, müssen sie an die Projekte der VPs übertragen werden. Um eine Übertragung durchzuführen, wählen Sie eine Kategorie (beginnend mit der ersten laut unserem Plan) und klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie “Mit Indikatoren übertragen” aus der Liste.Das Programm wird Sie nach dem Übertragungsziel für diese Kategorie fragen. Würde das Projekt des VP1 im System bereits vorhanden sein, könnten wir einfach den Pfad zum Projekt auswählen und die Kategorie in seinen Strategiebaum einfügen. In unserem Fall existiert dieses Projekt noch nicht, sodass es automatisch vom Programm erstellt wrid, sobald wir den Namen der Datei eingefügt haben. Lassen Sie uns also den Namen VP1 eingeben, sodass ein neues Projekt (VP1.bsc) erstellt und bereits die vom CEO übertragene Kategorie beinhalten wird. Wir sollten weiter mit der Verlinkung fortfahren: Kategorien mit dem Namen“2” und “3” müssen an Vizepräsident 2 (VP2) übertragen werden. Führen Sie hierfür dieselben Schritte wie für die erste übertragene Kategorie durch, nur mit dem Unterschied im Namen der zu exportierenden Kategorien – statt VP1.bsc bennen Sie die Datei mit VP2.bsc. Die vierte Kategorie bleibt beim CEO und wird laut Plan an niemanden weiter übertragen. Als Ergebnis erhalten wir das Projekt des CEO:
Projekt des CEO
VPs
VP1
In der Hierarchie unseres Beispiel-Unternehmens ist VP1 die Führungskraft von SC1 und ihr Chef ist der CEO. Aus diesem Grund muss VP1 zunächst an CEO Bericht erstatten bezüglich der Kategorie, die ihm übermittelt wurde. Die zweite Aufgabe des VP1 besteht in der Ausführung seiner eigenen Aktivitäten (als “SELBST” bezeichnete Elemente). Seine dritte Funktion ist die Verteilung von Aufgaben an die Fachkräfte (SCs) und Überwachung der Dynamik dieser Aufgaben. Der arbeitende VP1 sammelt und analysiert Informationen von der unteren Unternehmensebene sowie Daten zu seinen eigenen Indikatoren und berichtet über den allgemeinen Stand der Dinge an seinen Vorgesetzten, den CEO.
Laut unserem Plan hat VP1 vier Aufgaben in seinem Strategiebaum. Die erste wurde vom CEO an ihn delegiert, die zweite ist seine eigene operative Arbeit, die letzten zwei stellen Aufgaben vorgesehen für die unterste Unternehmensebene dar. Wäre die erste Kategorie im Projekt des CEO zum Beispiel in der Finanzperspektive, könnte VP1 ein Chief Financial Officer (CFO) sein und SC1 als Buchhalter arbeiten.
Das BSC Designer Projekt des VP1 wurde bereits erstellt, als der CEO die erste Kategorie an ihn übertrug. Nun müssen wir dieses Projekt öffnen. Das Projekt (nicht die Datei!) müssen wir irgendwie benennen, zum Beispiel “Projekt des ersten Vizepräsidenten”. Weiter müssen drei Kategorien hinzugefügt werden (die erste existiert bereits). Die zweite Kategorie wird den Namen “SELBST” tragen, die anderen zwei Kategorien nennen wir als “Aufgabe 1″ und “Aufgabe 2″. Indikatoren können ebenfalls für jede Kategorie hinzugefügt werden. Jetzt muss eine Verknüpfung zwischen VP1 und SC1 hergestellt werden. “Aufgabe 1” und “Aufgabe 2” werden in jeweils einer Datei mit dem Namen SC1.bsc eine nach der anderen übertragen. Da diese Datei bis jetzt nicht existierte, wird sie im Programm automatisch erstellt, genauso wie die Datei, in der wir gerade arbeiten und die während der Übertragung auf demselben Wege vom CEO erstellt wurde.
BSC Projektbaum des VP1
VP2
Die Rolle des zweiten Vizepräsidenten ist beinahe identisch zu der Rolle von VP1. Der einzige Unterschied besteht darin, dass VP2 mehr als eine Aufgabe und mehr als eine übertragene Kategorie ausführen muss. Auch VP2 muss seine Aufgaben an die untere Unternehmensebene (in diesem Fall SC2) delegieren, genauso wie VP1. Also beinhaltet der Aufbau jetzt fünf Elemente: die ersten zwei wurden vom CEO übertragen, zwei weitere sind ihre eigenen operativen Aufgaben und die letzte Aufgabe wird an SC2 übertragem. Laut der oberen Abbildung zur geplanten Struktur und der identischen Vorgehensweise wie bei VP1 sollte das als VP2.bsc genannte Projekt wie folgt aussehen:
BSC Projektbaum des VP2
SCs
Die Fachkräfte der untersten Unternehmensebene besitzen in unserem Beispiel keine Aufgaben, die sie übertragen können. Sie sind jedoch für die Berichterstattung an die höhere Ebene (VPs) zuständig. Eine Verbindung zu den VPs wurde bereits während der Projekteinführung hergestellt. Das bedeutet, dass eine Verknüpfung bereits vorhanden ist und die SCs lediglich aktuelle Informationen in jede Kategorie hinzufügen sollten, die an VPs übermittelt werden. Die Fachkräfte haben aber auch eigene operative Aufgaben zur bewältigen, welche unter dem Namen “SELBST” stehen.
BSC Projekte für SC1 und SC2 sind bereits vorhanden und beinhalten Aufgaben, die von ihren Vorgesetzten (VP1 -> SC1 und VP2 -> SC2) übertragen wurden. Wir müssen diese Projekte lediglich benennen und die eigenen Aufgaben (“SELBST”) hinzufügen. Drei weitere Kategorien müssen zu SC1.bsc angehängt werden, und nur eine Kategorie zum Projekt SC2.bsc. Auch einige Indikatoren können in diese Kategorien eingefügt werden. Als Ergebnis sollten die BSC Designer Projekte unserer SCs wie folgt aussehen:
BSC Projektbaum des SC1
BSC Projektbaum des SC2
Fazit
Eine Kaskadierung wurde hergestellt und kann jederzeit ihren Zweck erfüllen. Nachdem die Vorgehensweise der Erstellung solcher Projekte und die Regeln zur Verbindungsherstellung zwischen ihnen erlernt wurde, sollte es keine Schwierigkeiten bereiten, auch künftig eine schnelle, stabile Verknüpfung zwischen Mitarbeitern in Übereinstimmung mit der Aufbaustruktur der Organisation herzustellen. Besitzt man mehrere Kopien des BSC Designer, bedarf es nur einiger Klicks zur Übertragung von Funktionen, indem man stets mit aktuellen Informationen zu den Effizienzwerten einzelner Indikatoren nach Bedarf versorgt wird. Die Zeiteinsparungen bei der Herstellung einer Verbindung kann ein guter Grund für die Verbesserung der Unternehmenseffizienz sein, indem diese Zeit für wesentlich wichtigere Unternehmensaktivitäten genutzt wird.
