Indikatoren und Performance-Werte mit BSC Designer verwalten
Intro
Zur Fortsetzung unserer Anleitungstexte wollen wir nun eine fortgeschrittene Betrachtung der Kategorien und der KPI-Verwaltung vornehmen. Zuletzt erstellten wir vier Kategorien und einige Indikatoren für jede einzelne Perspektive. Außerdem wurden Grundparameter wie die Gewichte verändert. Jetzt müssen mehr überwachende und verwaltende Operationen druchgeführt werden, um das einwandfreie Funktionieren des Projekts zu organisieren und ein erfolgreiches Projektmanagement zu gewährleisten.
Konkrete Messeinheiten für die Kategorien und für die Verwaltung der KPI müssen definiert werden, damit der Performance-Wert aller Kategorien und des gesamten Projektes optimiert werden können. Unsere Aufgabe besteht darin, ein besseres Verständnis für die Kontrolle solcher Parameter wie KPI-Werte zu entwickeln und den Einfluss dieser Parameter auf die Projekt-Performance zu analysieren.
KPI-Werte
Wir haben bereits gelernt, dass jeder Indikator und jede Kategorie ihre eigene Gewichtung besitzen. Dies ist jedoch bis jetzt die einzige Aussage über die jeweilige Relevanz dieser Parameter. Zur Erstellung einer zusammenfassenden Sicht des Projekts müssen mehr Werte für die Indikatoren hinzugefügt werden. Diese Messeinheiten beschreiben, welchen prozentualen Anteil bzw. welche Note jeder Indikator derzeit vorweist. Betrachten wir einige Beispiele zur Zuordnung solcher Werte.
Prozentualer Wert
Solche Indikatoren der Finanzperspektive wie “Return on investment” (ROI) zeigen die Menge an Geld an, das aus Investitionen eingenommen bzw. verloren wurde in Relation zu Investitionsausgaben. Durch Nutzung der Grundeinstellungen des BSC Designer kann der Wert für diesen Indikator als ein Prozentanteil der Einnahmen aus Investitionen determiniert werden. Wurden z.B. $1.000 investiert und anschließend $3oo eingenommen, beträgt der Wert für den KPI “Return on investment” 30% von aus Investition zurückgewonnen Geldes.
Um diesen KPI-Wert aufzustellen, wählen Sie den Indikator und ändern Sie seinen Namen zu “Return on investment”. Im selben unteren Dialog-Feld finden Sie Felder mit den Namen “Wert”, “Maß”, “Min” und “Max”. Ändern Sie die Messeinheit unter “Maß”, indem Sie “%” auswählen, und geben Sie im “Wert”-Feld die Zahl 30 ein. Lassen Sie im “Min”-Feld eine “0” stehen und eine “100″ im “Max”-Feld, was bedeutet, dass Sie den prozentualen Anteil zwischen 0% und 100% messen möchten. Danach wählen Sie klicken Sie auf den Projektbaum, um Ihre Änderungen zu speichern. Somit haben wir dem ersten KPI einen Wert zugewiesen.
Prozentualen Wert des Indikators festlegen
Absoluter Wert
Ein Beispiel für den absoluten Wert könnte “die Anzahl der monatlich hergestellten Produkte” in der Prozessperspektive sein. Dieser KPI-Wert soll anzeigen, wie viele Produkte das Unternehmen innerhalb eines Kalendermonats herstellt, um dieses Ergebnis mit dem Herstellungsplan zu vergleichen. In diesem Fall kann die aktuelle Anzahl ohne jegliche Berechnungen eingetragen werden, doch der Maximal-Wert muss gemäß dem Herstellungsplan angepasst werden. Wenn zum Beispiel 200 Fahrräder zur Herstellung geplant wurden und lediglich 130 hergestellt wurden, wird dieser KPI-Wert 130->200 anzeigen.
Lassen Sie uns diese Daten in unser BSC Designer Projekt eintragen. Wählen Sie einen KPI in der “Prozessperspektive” und ändern Sie seinen Namen auf “Anzahl der monatlich hergestellten Produkte”. Schauen Sie nun auf das untere Dialog-Feld, wo Sie gerade den Namen geändert haben, und geben Sie die Zahl 130 in das Feld “Wert”. Anschließend wählen Sie im Feld “Maß” die Option “Score”. Nach dieser Eingabe verändern Sie den Maximal-Wert, indem Sie in das “Max”-Feld “200″ eingeben und das “Min”-Feld auf “0” bleibt.
Eingabe des Absoluten Wertes eines Indikators
Richtung der Optimierung
Nicht jeder Indikator muss steigen, um die Performance des Unternehmens zu erhöhen. Es gibt viele Faktoren, die minimiert werden müssen. Eine Option zur Richtung der Optimierung im BSC Designer wird an solche KPIs angewandt. Ein solcher Indikator wie “Anzahl der Beschwerden” in der “Kundenperspektive” kann als ein gutes Beispiel dienen. Selbstverständlich ist die beste Anzahl der Kundenbeschwerden gleich Null, was die volle Zufriedenheit der Kunden mit dem Produkt und dem Service bedeutet. Im Fall der Balanced Scorecard Optimierung sollte dieser KPI-Wert sollte aussehen wie X->0, indem X die Anzahl der aktuellen Beschwerden darstellt. Erreicht das Unternehmen drei Beschwerden, so beträgt auch der absolute KPI-Wert “3″ mit dem Ziel der Minimierung.
Um diese Daten in das Projekt einzutragen, wählen Sie einen Indikator in der “Kundenperspektive”. Ändern Sie seinen Namen auf “Anzahl der Beschwerden”. Nun lassen Sie uns alle benötigten Felder ausfüllen. Geben Sie die Zahl “3” in das “Wert”-Feld ein und wählen Sie die Option “Score” im “Maß”-Feld. Lassen Sie das “Min” bei “0” und setzen Sie für “Max” die Zahl der Produkte, welche das Unternehmen monatlich verkauft, oder eine durchschnittliche Anzahl an Beschwerden. In unserem Beispiel setzen wir die “Max”-Anzahl auf “100”. Anschließend ändern Sie die Richtung der Optimierung, indem Sie im “Optimierung”-Feld “RP minimieren= MP * (Max – Wert) / (Max – Min)” auswählen. Gehen Sie mit der Maus wieder in das Feld des Projektbaumes, um die Einstellungen zu speichern.
Indikator-Wert zur Minimierung setzen
Performance
Während neue Daten in das Projekt eingegeben wurden, änderte sich auch der Wert “Performance”. Die Performance (Effizienz) ist die bedeutendste Kennzahl im BSC Projekt und kann nicht direkt geändert werden. Die Performance des gesamten Projektes hängt von den Gewichtungen der Kategorien und den Performance-Werten, während diese wiederrum von den Gewichtungen und Werten ihrer Indikatoren beeinflusst werden.
Um das Projekt weiter mit Daten zu füllen und seine Performance korrekt einzustellen, muss ein weiterer KPI-Wert generiert werden in der “Lern- und Innovationsperspektive”. Hierfür nehmen wir den Indikator “Krankheitsrate”, der die krankheitsbedingte Abwesenheitsrate der Arbeitnehmer im Vergleich zum monatlichen Arbeitsplan anzeigt. Der Indikator wird anhand der Formel “(krankheitsbedingte Abwesenheitszeit in Tagen) / (geplante Arbeitszeit in Tagen)” berechnet und in Prozent gemessen. Wie wir bereits wissen, benötigen wir hierfür die minimierende Optimierungsrichtung und “%” als Maß. Nehmen wir für unser Beispiel den Wert von 13%. Nun besitzt jede der vier Kategorien ihren eigenen Performance-Wert, sodass die Performance des gesamten Projektes in der Summe 60.26% beträgt.
Performance des gesamten Projekts
Minimale Projekt-Performance
Um zu erfahren, was eine Null Prozent-Performance des gesamten Projekts verursachen kann, wollen wir die Zahlen im “Wert”-Feld für jeden KPI nach dem Worst-Case-Szenario verändern. Die Indikatoren “Return on investment” und “Anzahl der monatlich hergestellten Produkte” sollten in Richtung Maximierung optimiert werden, sodass ihre Werte auf “Null” gesenkt werden müssen. KPIs “Krankheitsrate” und “Anzahl der Beschwerden” zielen auf Minimierung, sodass sie bis zu ihrem Maximal-Wert erhöht werden. Sind alle Parameter gesetzt, beträgt die Performance des gesamten Projektes “Null”, was bedeutet, dass das Unternehmen nicht effektiv arbeitet.
Minimale Performance
Maximale Projekt-Performance
Um eine Performance von 100% zu erreichen, muss jeder Indikator auf seinen besten Wert gesetzt werden. KPIs “Return on investment” und “Anzahl der monatlich hergestellten Produkte” besitzen eine Maximierungsformel und müssen demnach bis zu ihrem Maximal-Wert erhöht werden (“100″ für “Return on investment” und “200″ für “Anzahl der monatlich hergestellten Produkte”). Die Indikatoren “Krankheitsrate” und “Anzahl der Beschwerden” zielen auf Minimierung, sodass ihre Werte bis zur “Null” gesenkt werden müssen. Nachdem wir alle Performance-Werte optimiert haben, beträgt die Performance des gesamten Projekts genau 100%, was bedeutet, dass das Unternehmen absolut perfekt arbeitet.
Maximale Performance
Fazit
Das Balanced Scorecard Konzept determiniert KPIs innerhalb eines jeden Unternehmens oder einer Marktniche individuell in Bezug auf ihre Strategie oder Planung. Aus diesem Grund haben wir in diesem Artikel versucht, die Logik des KPI Managements mit BSC Designer Software zu verdeutlichen, sodass es Ihnen möglich wird, jeden speziellen Parameter, den Sie aktuell verwenden möchten, einzubauen.
