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Die Unterschiede zwischen verschiedenen Wegen verstehen, Daten in die Scorecard einzufügen

Es ist wichtig, die Unterschiede zwischen diesen Herangehensweisen zu verstehen.

Werte importieren

Wenn man “Werte importiert”, so werden die Werte bloß in die Balanced Scorecard kopiert. Werden die Quelldaten aktualisiert, so ergibt sich daraus keine Aktualisierung in den Daten der Balanced Scorecard. Die Werte werden wieder manuell importiert werden müssen.

Importierte Indikatoren

Wenn man “importierter Indikator” verwendet, so werden keine Daten kopiert, sondern stattdessen eine Verknüpfung zwischen zwei Scorecard-Projekten geschaffen. Falls sich die Werte in der Quell-Scorecard ändern, so werden sie in der momentanen Scorecard automatisch ebenfalls geändert. “Importierte Indikatoren” dienen dazu, auf Daten anderer BSC Scorecard-Projekte zuzugreifen.

SQL-Indikatoren

Mit “SQL-Indikatoren” stellt man eine Verbindung zwischen der momentanen Scorecard und der externen Datenquelle her. SQL-Indikatoren sind “Importieren Indikatoren” ähnlich. Der Unterschied liegt darin, dass SQL-Indikatoren in der Lage sind externe Datenquellen per SQL-Anweisung abzufragen.

Teamwork mit BSC Designer

Die wichtigste Regel der wir folgen müssen, um dieses Ziel zu erreichen, lautet, dass wir die Menschen einbinden müssen. Sie müssen Mitmenschen involvieren wenn Sie die Balanced Scorecard erstellen, und Sie müssen Menschen einbinden, wenn Sie sie benutzen.

In BSC Designer ist es möglich, Daten von anderen Scorecards zu verlinken, wenn diese Scorecard auch mit BSC Designer erstellt wurde.

Wenn der Indikator in der Quell-Scorecard aktualisiert wird, wird er auch in der momentanen Scorecard aktualisiert. Das ist ein großartiger Weg um Teamwork zu organisieren und Balanced Scorecards miteinander zu verschalten.  So kann beispielsweise jede Geschäftseinheit ihre eigene Scorecard haben. Die Scorecards jeder Geschäftseinheit wird Teil der einen Scorecard für das Topmanagement, indem ihre Indikatoren importiert werden.

Indikatoren importieren

Durch das Importieren von Indikatoren kann der Anwender auf Daten für Indikatoren anderer Balanced Scorecard-Projete zugreifen.

Um Indikatoren zu importieren, wählt der Anwender den Befehl “Indikator importieren” aus dem Strategiebaum-Menü aus.

Im nächsten Schritt wird das BSC Quellprojekt festgelegt. Hier haben Sie mehrere Optionen: Es kann sich auf demselben PC, im lokalen Netzwerk, oder auf einem externen HTTP- oder FTP-Server befinden.

Sobald das Projekt ausgewählt wurde, liest BSC Designer die Indikator-Namen aus, die sich in diesem Projekt befinden.

Sie müssen einen dieser Indikatoren auswählen und “OK” klicken um einen neuen, importiern Indikator zu erstellen.

Wenn nun der Wert des Indikators in den Scorecard Quell-Projekten geändert wird, ändert er sich auch im momentan Projekt.

Importierte Indikatoren aktualisieren sich automatisch, wenn Sie das Projekt das nächste Mal öffnen. Sie können die Indikatoren auch manuell aktualisieren, indem Sie den Befehl “Importierte Indikatoren aktualisieren” im Werkzeuge-Menü auswählen.

Als Projekt übertragen

Ein anderer Weg um importiere Indikatoren zu erstellen, ist der “Als Projekt übertragen”-Befehl.

Wenn man mit einer high-level Balanced Scorecard der höheren Ebenen arbeitet, beispielsweise mit der Balanced Scorecard des Topmanagements des Unternehmens, dann kann man gewisse Teile der Arbeit an die unteren Ebenen delegieren.

Für diesen Fall muss der Anwender eine Kategorie im Strategiebaum auswählen, einen Rechtsklick darauf ausführen und die Option Als Projekt übertragen“ wählen.

Der folgende Schritt ist, den Ort der neuen Balanced Scorecard festzulegen. Um ein zukünftiges Teamwork zu ermöglichen, wäre es die beste Option das Projekt auf den FTP-Server zu legen, wo es von allen anderen Angestellten aufgerufen werden kann.

Hiernach wird das Projekt am angegeben Ort erstellt. Das neue Projekt wird automatisch mit dem Ursprungsprojekt verknüpft. Wenn Ihr Angestellter nun an einem neuen Projekt arbeitet, werden Sie die Ergebnisse in Ihrer high-level Balanced Scorecard sehen können.

Wenn nötig, können Sie die low-level Indikatoren aufschlüsseln, die den Performance-Wert der high-level Scorecard beeinflusst haben.

Zugriff auf Projekte auf dem FTP-Server

Um auf Projekte zuzugreifen, die sich auf dem FTP-Server befinden, verwenden Sie die Befhle “Einchecken” und “Auschecken” im Datei-Menü.

Zuerst müssen Sie sich in dem Projekt einchecken, für das Sie verantwortlich sind. Wählen Sie “Projekt einchecken” im Datei-Menü. Dadurch erhalten sie eine lokale Kopie Ihres Balanced Scorecard-Projekts. Dort können Sie Indikatoren aktualisieren, weitere Kategorien erstellen und so weiter. Wenn Sie die notwendigen Änderungen durchgeführt haben, sollten Sie das Projekt wieder auf dem FTP-Server speichern. Dazu wählen Sie den Befehl „Projekt einchecken“ im Datei-Menü.

Sicherheitsvorkehrungen

Ein Weg, um das notwendige Sicherheitsniveau beim Teamwork zu gewährleisten, ist die Verwendung angemessener Server-Sicherheitswerkzeuge. Beispielsweise sollte jeder User sein eigenes FTP-Passwort besitzen um online auf Daten zuzugreifen. Das sollte vom Server-Administrator verwaltet werden.

Mit BSC Designer können Sie auch das Projekt mit einem Passwort versehen. Wählen Sie den Befehl “Dokumenteigenschaften” im Datei-Menü, gehen Sie zum Tab “Kennwort”, und weisen Sie dort das Passwort zum Lesen und Schreiben zu.

SQL-Indikatoren

Manche Daten, beispielsweise Werte für Finanz-Indikatoren, können direkt von den Unternehmensdatenbanken, ERP- oder CRM-Systemen eingespeist werden.

Um die Werte externer Datenquellen abzurufen, werden im BSC Designer SQL-Indikatoren verwendet.

Damit ein solcher SQL-Indikator erstellt werden kann, muss der Anwender den Befehl “Neuer SQL-Indikator” im Strategiebaum-Menü auswählen.

Das Programm wird daraufhin den Vorgabedialog zur Datenverknüpfung starten, wo Sie die Datenquelle festlegen können.

Im zweiten Schritt müssen Sie die SQL-Anweisung spezifizieren, die für den Zugang verwendet weden soll.

Das Ziel der SQL-Anweisung ist es, eine Suchabfrage in den Quelldaten nach Parametern durchzuführen und die gefundenen Indikator-Werte als Ergebnis auszugeben. Eine typische Aufgabe ist es, dass der verwendete Parameter das Datum ist, und die Indikator-Werte für dieses Datum das Ergebnis.

Die Arbeit mit SQL-Indikatoren ist eine komplexe Aufgabe, die fortgeschrittene Kenntnisse über SQL und Datenzugriffsprotokolle erfordert.

Auf unserer Web-Site finden Sie einen Schritt-für-Schritt-Artikel, der beschreibt wie SQL-Indikatoren verwendet werden.

Daten-Export/-Import-Funktion von BSC Designer

Wenn Sie bereits die Werte einiger Ihrer Indikatoren in irgendeiner Form vorliegen haben, beispielsweise als MS Excel-Datei, dann können Sie diese Daten in Ihr Scorecard-Projekt importieren.

Andererseits können Sie Daten aus Ihrem Balanced Scorecard-Projekt exportieren, um sie in einem anderen Programm zu nutzen.

Exportieren von Werten

Das Exportieren von Werten ist wirklich einfach. Machen Sie einen Rechtsklick auf einige der Indikatoren in Ihrer Scorecard, wählen Sie den Befehl “Werte exportieren” und folgen Sie den Tipps des Export Wizards, der Ihnen dabei hilft zu definieren, welche Dateien in welches Format exportiert werden sollen.

Importieren von Werten

In den meisten Fällen werden Sie Daten aus einer externen Datei in ihre Balanced Scorecard importieren wollen, beispielsweise aus einer MS Excel Tabelle. Hier ist die Anleitung, wie Sie Werte in Ihr Balanced Scorecard-Projekt importieren.

Schritt 1 – den Empfänger für den Datenimport auswählen

Wählen Sie den Indikator oder die Kategorie aus, machen Sie einen Rechtsklick darauf und wählen Sie den Befehl “Werte importieren” aus dem Kontextmenü.

Schritt 2 – Auswahl der Datenquelle

Wählen Sie nun die Quelle für Ihre Daten aus, welche eine CSV- oder MS Excel – Datei sein könnte, oder die Daten sein könnten, die Sie per Copy&Paste aus Ihrer Datenquelle manuell eintragen.

Wenn Sie Daten manuell eintragen können Sie einen eigenen Datentrenner festlegen, der dem Proramm kommuniziert wie es diese Daten aufgliedern soll.

Schritt 3 – Auswählen des Importtyps

Wenn Sie bei dem ersten Schritt eine Kategorie als Empfänger für Daten ausgewählt haben, dann können Sie nun:

• Daten für diese Kategorie importieren (zum Beispiel Name, Gewicht, Beschreibung)
• Einen neuen Indikator für diese Kategorie erstellen und in diesen Indikator Daten importieren
• Werte für mehrere Indikatoren importieren

Wenn Sie bei dem ersten Schritt einen Indikator ausgewählt haben, dann können Sie

• Die erste Option “Daten für Indikator importieren” verwenden
• Einen neuen Indikator erstellen, indem Sie die Option “Daten für Kategorie/Indikator importieren” auswählen
• Werte für mehrere Indikatoren importieren

Werte importieren

Die fortschrittlichste Option ist das Importieren von Werten für mehrere Indikatoren.

Wenn Sie mehrere Indikatoren importieren wird das Programm wissen wollen, wo es den Namen und das Ursprungsverzeichnis des Indikators suchen soll.

• Der Name des Ursprungsverzeichnisses und der des Indikators könnten sich in unterschiedlichen Spalten befinden. In diesem Fall müssen Sie die erste Option auswählen.
• Eine andere Möglichkeit ist, dass der Name des Indikators und seine Kategorie in derselben Spalte zu finden sein könnten, beispielsweise im Format “Kategorie\Indikator”. In diesem Fall müssen Sie die zweite Option auswählen und im Feld darunter den Datentrenner spezifizieren

Verknüpfen von Spalten in den Quelldaten mit Indikator-Eigenschaften

Im nächsten Schritt müssen Sie dem BSC Designer die Bedeutung der Spalten aus den Daten aufzeigen, die Sie importieren. Beispielsweise müssen Sie vermitteln, dass Spalte 1 mit dem Namen des Ursprungsverzeichnisses des Indikators verknüpft sein soll, Spalte 2 mit dem Namen des Indikators, Spalte 3 mit dem Wert des Indikators und so weiter.

Eine der wichtigsten Aufgaben ist es, festzulegen, welche Spalte die Informationen über den Namen des Indikators und seine Ursprungskategorie beinhaltet.

Außerdem können Sie BSC Designer mitteilen, dass einige der Spalten ihrer Daten Informationen über Datierungen enthalten. Dadurch wird BSC Designer Werte von Indikatoren zu demjenigen Zeitpunkt einfügen, die der Datumsspalte Ihrer Quelldaten entsprechen.

Wenn Sie Indikatoren für nur einen Zeitpunkt importieren, können Sie die Option “Aktuelles Kalenderdatum benutzen” verwenden.

Das Importieren und Exportieren von Daten kann eine komplizierte Aufgabe darstellen. Auf unserer Web-Site finden Sie den Link zum Artikel, welcher Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung bietet, wie Sie Daten in Ihre Scorecard importieren (http://www.bscdesigner.com/importing-data-in-balanced-scorecard-from-external-data-source.htm).

Key Performance Indikatoren und Zeitpunkte

BSC Designer erlaubt es Zeitpunkte zu definieren, um dem Anwender zu helfen all diese Informationen zu managen.

Jeder Indikator im BSC Designer hat seinen eigenen Wert. Um den Wert eines Indikators zu überprüfen, wählen Sie den Indikator im Strategiebaum aus und das Ergebnis wird unten in der “Wert”-Textbox angezeigt.

Indikatoren und Zeitpunkte

Der Wert eines Indikators ist nicht feststehend, er kann für jeden Zeitpunkt geändert werden, beispielsweise für jedes Datum.

Es gibt einen Kalender in BSC Designer, welcher den Momentzustand der Zeitpunkte anzeigt.

Wenn das Datum im Kalender “fett” markiert ist, dann bedeutet das für einen der Projekt-Indikatoren dass für dieses Datum ein spezifischer Wert zugewiesen wurde.

In diesem Fall ist die Farbe des Textfelds “Wert” blau:

Wenn das Datum im Kalender in normaler Schriftformatierung erscheint, dann gibt es für dieses Datum keine Indikatoren mit Wert-Zuweisung.

Vererbung von Werten

Wenn zum Datum des Kalenders keine Wert-Zuweisung vorgesehen ist, wird der BSC Designer weiterhin den Wert anzeigen welcher vom letzten bekannten Wert “vererbt” wurde.

In diesem Fall ist die Farbe der Textbox “Wert” grau.

Wenn die Farbe des Textfelds “Wert” schwarz ist, dann bedeutet dies, dass es noch keine Zeitpunkte in dem Balanced Scorecard-Projekt gibt.

Andere Wege den Wert einzugeben

Um den Wert zu ändern, wählen Sie den Indikator aus und ändern Sie den Wert in der “Wert” Textbox. Dies ist die manuelle Weise, Daten in die Balanced Scorecard einzutragen. Es gibt auch andere Wege, die dabei helfen den Ablauf der Werteingabe zu automatisieren.

Wert-Editor

Der Wert-Editor zeigt den Wert des Indikators für alle Zeitpunkte auf einmal an.

Um auf den “Wert-Editor” zuzugreifen, wählen Sie den Befehl “Werte bearbeiten” im Strategiebaum-Menü aus. Der daraufhin erscheinende Dialog beinhaltet Informationen über Zeitpunkte und Indikator-Einstellungen für diesen spezifischen Zeitpunkte, beispielsweise Gewicht, Min und Max Werte, Basislinie und Ziel Wert und den Momentanwert des Indikators.

Verwenden Sie diesen Dialog um die Werte des Indikators zu editieren.

Alternative Wege mit den Werten des Indikators zu arbeiten

Es gibt noch weitere Arten den Wert eines Indikators einzugeben, wie den Datenimport externer Datenquellen, “Importierte Indikatoren” und “SQL-Indikator”.

Ampeln und dynamische Indikatoren im Strategiebaum

Im Strategiebaum findet der Anwender Ampeln (kleine Kreise unterschiedlicher Farben) und Dynamikindikatoren (Pfeile unterschiedlicher Farben). Beide helfen dabei zu verstehen, wie die Performance des Indikators geändert wurde.

Ampeln sind für die Anzeige des Momentzustands des Indikators verantwortlich. Wenn der Indikator eine schwache Performance hat, dann wird eine rotes Stoplicht erscheinen.

Dynamikindikatoren zeigen den Wechsel in der Performance des Indikators. Wenn der Wert des Indikators seit dem letzten Zeitpunkt gestiegen ist, teilt das Programm dem Anwender dies durch die Anzeige  des entsprechenden Pfeils neben dem Indikator-Wert mit.

Ampeln und Dynamikindikatoren sind vollständig regelbar. Verwenden Sie die den Befehl “Anwendungsoptionen” im Werkzeugmenü um auf die Einstellungen zuzugreifen.

Mit diesen Einstellungen kann der Anwender festlegen ob bestimmte Stoplichter oder Dynamikindikatoren angezeigt werden sollen. Der Anwender kann ebenfalls die Schwellenwerte bearbeiten, für die die jeweiligen Bilder angezeigt werden sollen.

Strategiebaum-Ansicht

Es gibt zwei Basisansichten für den Strategiebaum:

• Spalten in Baumstrukturansicht
• Einfache Baumstrukturansicht

Die Ansicht kann in den Programmoptionen geändert werden.

In der Ansicht “Spalten in Baumstrukturansicht” werden die Indikatoren als Tabelle strukturiert.

Wenn der Anwender nicht alle Spalten benötigt, können einige dieser ausgeblendet werden. Durch Rechtsklick auf den Kopfteil der Spalte können Sie die Sichtbarkeit einiger Spalten festlegen.

Relevante Berichte

Der Befehl “Baumstrukturbericht”, welcher im Bericht-Menü zu finden ist, erstellt einen HTML-Bericht mit einer grafischen Kopie des Strategiebaums. Beachten Sie weitere nützliche Berichtsfunktionen im Bericht-Menü des BSC Designer.

Berechnung von Performance und Fortschritt des Indikators

In der Strategiebaum-Ansicht des BSC Designers findet der Anwender zwei Spalten, die dabei helfen den momentanen Status zu verstehen: Effizienz und Fortschritt.

Die Werte in jeder Spalte werden unter Berücksichtigung der Indikator-Eigenschaften berechnet, beispielsweise seines momentanen Wertes, Min und Max Wert, Basislinie und Ziel Werte, und Optimierungsrichtung.

• Min und Max Werte sind die minimal und maximal möglichen Werte des Indikators. Diese Werte sind unabhängig vom momentanen oder bisherigen Wert des Indikators; sie zeigen bloß den möglichen Bereich, den die Indikator-Werte annehmen können.
• Basislinie und Ziel Werte sind für den Startwert (Basislinie) und Zielwert (Ziel) verantwortlich. Wenn der Anwender mit der Arbeit an einem Indikator beginnt, ist die Basislinie gleich dem Momentanwert. Sobald der Anwender den Wert des Indikators erfolgreich verbessert, wird der momentane Wert gleich dem geplanten Ziel Wert sein.

Die Spalte Effizienz im Strategiebaum zeigt die Performance des Indikators auf der [min; max]-Skala.

Die Spalte Fortschritt im Strategiebaum zeigt den Fortschritt des Indikators auf der [Basislinie; Ziel]-Skala.

Optimierungsrichtung

Mit der “Optimierung” Auswahlliste kann der Anwender die Optimierungsrichtung des Indikators auswählen.

Wenn es das Geschäftsziel ist, den Wert des Indikators zu erhöhen, dann wählen Sie die Option “RP maximieren =”.

Wenn es das Geschäftsziel ist, den Wert des Indikators zu verringern (beispielsweise, wenn der Indikator ein Risko-Indikator ist und es das Ziel ist das Risiko zu vermindern), dann wählen Sie “RP minimieren =”.

Formel-Editor

In beiden Fällen wird die Performance des Indikators vom Wert des Indikators als Linearfunktion abhängen. Mit dem “Formel-Editor” kann der Anwender jede Art von Abhängigkeit definieren, darunter nicht-linear und binär. Um auf den Formel-Editor zuzugreifen, wählen Sie die Option “Editor” im Optimierung-Auswahlfeld.