Hier sehen Sie den zweiten Teil des Artikels “Daten visualisieren mit BSC Designer: Diagramme und Tabellen”. Den ersten Teil des Artikels können Sie hier lesen.

Der folgende Beitrag beschreibt drei weitere Arten von Tabellen und Diagrammen:

• Tortendiagramm (auch Kreis- oder Kuchendiagramm genannt);
• Gewichtsdiagramm (Absolute Gewichte);
• Diamant-Diagramm.

Tortendiagramm

Das Tortendiagramm ist bekannt für seine kreisförmige Form, unterteilt in Abschnitte, welches prozentuale Werte graphisch darstellt. Das Tortendiagramm im BSC Designer bietet eine gute Veranschaulichung solcher Informationen wie der aktuellen Performance-Werte. Dieses einfach aufgebaute Kreisdiagramm zeigt die jeweiligen prozentualen Performance-Werte für das gesamte Projekt oder auch für bestimmte Kategorien. Durch die Betrachtung dieses Diagramms wird sofort klar, welche Komponenten das Geschäftsprojekt stärken bzw. schwächen. Ein solcher Faktor wie die Gewichtung hat keinen Einfluss auf das Tortendiagramm. Der einzige Zweck dieses Diagramms ist eine Darstellung der aktuellen Performance. Um das Tortendiagramm zu sehen, wählen Sie die Schaltfläche “Torte” rechts im Funktionsfeld für Diagramme und Tabellen.

Tortendiagramm für das gesamte Projekt

Gewichtsdiagramm

Jede Kategorie und jeder Indikator im Strategiebaum besitzt sein eigenes Gewicht (Grad an Relevanz). Werden neue Daten in das BSC Projekt hinzugefügt (z.B. Indikator-Werte aktualisiert), erfolgt eine automatische Berechnung der Performance-Werte. Jedoch kann es in einigen Fällen hilfreich sein, auf die in einem Diagramm visualisierten Gewichte dieser Elemente zu schauen. Das Gewichtsdiagramm zeigt die Gewichte der einzelnen Kategorien und Indikatoren im Projekt an. Aus der Sicht des gesamten Projekts werden im Diagramm die Gewichte der Kategorien angezeigt, die vom Nutzer individuell eingegeben wurden. Wird das Diagramm für eine konkrete Kategorie erstellt, so werden Indikator-Werte entsprechend ihrem Einfluss auf das Projekt dargestellt. Beispielsweise hat ein Indikator mit Gewicht = “5″ in der Kategorie mit Gewicht = “8″ ein absolutes Gewicht von [ ( 5 x 8 ) / 10 ], was einem Wert von “4” entspricht. Dieses Instrument kann also die Führungskräfte dabei unterstützen, die Geschäftsstrategie zu analysieren und die Prioritäten des Unternehmens nachzuvollziehen und manchmal zu ändern.

Gewichtsdiagramm für eine Kategorie

Diamant-Diagramm

Eines der interessantesten Diagramme ist sicherlich das Diamant-Diagramm. Anders als bereits beschriebene Tabellen und Diagramme arbeitet dieses nur mit Elementen, die mindestens drei Unterelemente beinhalten. Aus diesem Grund kann nicht jeder Indikator im Diagramm dargestellt werden. Das Diamant-Diagramm im BSC Designer basiert auf der Methode eines Radar-Diagramms. Ein Radar-Diagramm ist eine graphische Methode zur Abbildung von mehrdimensionalen Daten in Form von einem zweidimensionalen Diagramm mit drei oder mehr quantitativen Variablen, welche als von einem gemeinsamen Startpunkt ausgehende Achsen repräsentiert werden.

Das Diamant-Diagramm zeigt aktuelle Performance-Werte im Vergleich zu Minimal- und Maximalwerten an. Es stellt ein Modell dar, welches einem 3D-Bild ähnelt. Dieses Diagramm zielt darauf, den Nutzern das Management solch einer wichtigen Messeinheit des Balanced Scorecard Konzepts wie der Performance zu erleichtern.

Diamant-Diagramm für eine Kategorie

Implementieren Sie den BSC Designer als Ihr Hauptsinstrument, können Sie alle Daten in das Programm übertragen. Der BSC Designer nimmt alle Daten aus einer großen Anzahl von Datenquellen über die Funktion “SQL Indikatoren” auf. Diese Funktion ist zwar etwas komplexer im Vergleich zu anderen grundlegenden Funktionen, welche auf Erstellung und Bearbeitung der KPIs ausgerichtet sind, doch in einigen Fällen (wenn beispielsweise die Datenquelle zu groß ist, um Informationen manuell zu importieren; oder wenn ein Unternehmensbereich die Einführung des BSC Tools nicht benötigt, aber mit seiner eigenen Datenbank arbeitet) ist sie die einzige Möglichkeit dar. Außerdem bieten SQL Indikatoren einen wesentlichen Vorteil – nach der einmaligen Anwendung müssen sie nicht laufend angepasst werden – alle Änderungen in den Datenquellen erscheinen automatisch im BSC Designer Projekt, sodass Ihre Aufgabe lediglich in der Aufstellung dieser SQL Indikatoren und der Überwachung sowie Berichterstattung zu deren Performance bestehen wird.

Was bedeutet SQL?

Structured Query Language (SQL) ist eine Datenbanksprache, die für Abfrage und Bearbeitung von Daten in relationalen Datenbanken verwendet wird. SQL ist die meist genutzte Sprache für relationale Datenbanken weltweit, was diese zu einem sehr nützlichen Instrument in Unternehmen gemacht hat.  Eine ihrer wesentlichen Funktionen besteht im Exportieren und Importieren von Daten aus unterschiedlichen Quellen (z.B. auch Tabellen mit einer logischen Struktur).

Welche Dateien können in den BSC Designer importiert werden?

Da SQL ein universelles Tool darstellt, können Daten aus fast allen gängigen Datenbanken mit Hilfe der Funktion “SQL Indikatoren” importiert werden. Zu beachten ist hierbei, dass die Syntax der Datenbank in ein mit der Software kompatibles Format umgewandelt werden sollte. Die am schnellsten zu importierenden Dateien sind MS Excel- und MS Access-Dateien. Dieser Artikel wird ein Beispiel vorführen, wie man einen SQL Indikator erstellt und mit einer MS Excel-Datei verlinkt. Auch andere Datenquellen können in das Balanced Scorecard Designer Projekt übertragen werden, jedoch wird hierbei der Algorithmus etwas anders sein. Aus diesem Grund empfehlen wir unseren Kunden, sich mit unserem Support-Team in Verbindung zu setzen (die Kontaktform kann hier aufgerufen werden), um bezüglich der zu importierenden Datenbanken beraten zu werden. Jedoch auch unternehmensinterne IT-Abteilungen sind in der Lage, Algorithmen für jede Datei zu finden, die via SQL übertragen werden soll.

Neues Update

Der BSC Designer enthält jetzt einen SQL Query Builder! Mit diesem Tool können nicht nur IT-Profis, sondern auch Personen, die mit der SQL Computersprache nicht vertraut sind, schnell eine SQL Query (Abfrage) erstellen und Daten importieren. Die folgende Anleitung zur Erstellung von SQL Indikatoren mit Hilfe einer MS Excel-Datei ist nur für die neue Version des BSC Designer relevant, sodass wir Ihnen empfehlen möchten, die Software zu aktualisieren. Außerdem möchten wir unsere Nutzer darüber informieren, dass die Funktion “SQL Indikatoren” nur in der BSC Designer PRO Version verfügbar ist, nicht in der Standard Version.

Updates für das Balanced Scorecard Designer Programm

Aktuelle Nutzer sollten den BSC Designer Installateur downloaden und die Software überschreiben. Ein Neustart des Systems ist nicht erforderlich. Nach der Installation öffnen Sie einfach das Programm und nutzen alle neuen Funktionen und Eigenschaften.

Noch kein Nutzer? Ändern Sie dies durch den Download einer Testversion der Software und nutzen Sie diese 30 Tage lang kostenlos! Nach Ablauf der Testzeit können Sie eine Programmlizenz erwerben.

Anleitung zur Erstellung der SQL-Verlinkung mit einer MS Excel-Datei

Vorbereitung der MS Office Excel-Datei

Als Erstes müssen wir uns vergewissern, dass die MS Excel-Datei (*.xls oder *.xlsx) ein passendes Format besitzt. Nun versuchen wir gemeinsam ein einfaches Beispiel aufzustellen, um die Logik der anspruchsvollen Funktionsstruktur nachvollziehen zu können. Öffnen Sie MS Office Excel und geben Sie “Datum” in die Zelle “A1” und “Wert” in “B1” ein. Danach füllen Sie die Spalte unter “Datum” mit Zeitpunkten im Format TT.MM.JJJJ (nehmen wir hierfür einen Zeitraum 26.12.2009 – 30.12.2009). Die Spalte unter “Wert” füllen wir mit zufälligen Indikator-Werten (als Beispiel nehmen wir 48, 46, 39, 47 und 52). Anschließend benennen wir unsere Daten, indem wir alle Zellen auswählen (einschließlich “Datum” und “Wert”) und geben das Wort “alle” in das Namensfeld, genau so wie auf der Abbildung weiter unten. Speichern Sie die Datei (z.B. in C:\tmp Kategorie) und schließen Sie MS Excel. Nun haben wir eine Datenquelle im benötigten Format.

Benennen der Daten in der MS Excel-Datei

Ein passendes Format würde die Excel-Datei auch dann besitzen, wenn die Zelle “Wert” eine andere Bezeichnung bekommt (wie z.B. “Indikator 1″ oder “Prozent” usw.) und die Werte in der Spalte beliebig anders sind. Die Standard-Einstellungen im BSC Designer setzen die Parameter des neuen Indikators auf “o” als Minimum und auf “100″ als Maximum. Nach der Aufstellung von SQL Indikatoren können jedoch diese Voreinstellungen nach Ihren Wünschen und Bedürfnissen verändert werden, sodass auch Zahlen wie 48392934 in den Zellen für Werte problemlos angewandt werden können.

Außerdem bestehen hier keine Vorschriften bezüglich dessen, wieviele Indikatoren eine MS Excel-Datei höchstens beinhalten darf. Denn auch weitere Indikatoren können beispielsweise in den Spalten C, D, E, F, G und anderen platziert werden. Die Daten aus jeder Spalte werden getrennt an die jeweiligen Indikatoren exportiert. Wie man die richtigen Werte auswählt und nutzt, wird weiter in diesem Artikel erläutert.

SQL Indikator erstellen

Nachdem die Datenquelle (in unserem Fall eine MS Excel-Datei) vorbereitet wurde, ist es an der Zeit, einen damit verlinkten SQL Indikator zu erstellen. Öffnen Sie hierfür den BSC Designer PRO und anschließend eines Ihrer Projekte. Es ist wichtig, einen Zeitpunkt im Kalender-Feld auszusuchen (lesen Sie mehr über die Funktion “Kalender” im Artikel “Zeitpunkte mit BSC Designer verwalten”), welcher auch in der Quellendatei vorhanden ist, um Fehler während der Datenübertragung zu vermeiden. Wählen Sie weiter eine beliebige Kategorie, klicken Sie auf den Button “Strategiebaum” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort die Funktion ” Neuer SQL Indikator”. Ein neues Dialogfenster wird geöffnet, in welchem einige Parameter zum Import eingetragen werden müssen. Folgen Sie dem Algorithmus weiter unten, um Daten aus der *.xls*-Datei in den BSC Designer Indikator zu übertragen.

Schritt 1: Klicken Sie auf “Erstellen” unter dem Feld für die “Verbindungszeichenfolge”;

Schritt 2: Wählen Sie “Microsoft OLE DB Provider for ODBC Drivers” – die richtige Wahl für die Arbeit mit MS Excel Dateien;

Schritt 3: Wählen Sie “Verbindungszeichenfolge verwenden” und klicken Sie auf “Erstellen”;

Schritt 4: Wählen Sie eine Excel Datei im neuen Fenster;

Schritt 5: Wählen Sie den Dateipfad im neuen Fenster (C:\tmp\datasource1.xlsx in unserem Beispiel);

Schritt 6: Testen Sie, ob alles einwandfrei funktioniert, indem Sie auf “Verbindung testen” drücken. Es müssen keine weiteren Einstellungen in diesem Fenster vorgenommen werden. Nach dem erfolgreich durchgeführten Test drücken Sie einfach auf “OK”;

Schritt 7: Wurde die Verbindungszeichenfolge eingestellt, gehen wir zur SQL Query (Abfrage) über. Klicken Sie auf “Erstellen”, um eine SQL-Anweisung zu bilden. Ein neues Fenster wird geöffnet;

Schritt 8: Wählen Sie eine Tabelle (in unserem Fall die Tabelle “alle”). Genau für diesen Schritt mussten wir unseren Daten in der MS Excel Datei einen Namen geben. Nachdem “alle” gewählt wurde, klicken Sie auf den Schaltfläche “Weiter”;

Schritt 9: Wählen Sie das Ergebnis-Feld – die rechte Spalte mit Werten, welche von uns benötigt wird. Besteht die Datenquelle aus mehreren Spalten (z.B. mehrere Indikatoren in der MS Excel Datei), ist dieser Schritt der einzige Unterschied in der Vorgehensweise zwischen einem oder mehreren Indikatoren. Müssen also Indikatoren für jede einzelne Spalte erstellt werden, sollten Indikatoren vervielfacht (erfahren Sie mehr über eine Vervielfachung von Indikatoren im ersten Teil des Artikels “KPIs bearbeiten mit Hilfe der BSC Designer Funktionen”) und bearbeitet werden (Mit der rechten Maustaste auf den Indikator klicken -> “SQL-Eigenschaften bearbeiten”), um andere Spalten im Ergebnis zu zeigen. Vergewissern Sie sich, dass die Spalte “Wert” ausgewählt wurde, und nicht “Datum”;

Schritt 10: Die Bedingung für das Feld “Datum” muss als  “=” eingestellt werden. Vergewissern Sie sich, dass die Bedingung für “Datum” und nicht für “Wert” eingestellt wurde;

Schritt 11: Wurden alle Einstellungen durchgeführt, wenden Sie die Query an, versuchen Sie diese zu testen (mit Hilfe der Schaltfläche “Test”) und drücken Sie auf “OK”, um den SQL Indikator zu erstellen.

Fertig!

Nun wurde der neue SQL Indikator erstellt (unterstrichen), konnte bearbeitet werden und einen Indikator importieren. Werden Änderungen in der Datenquelle vorgenommen (in unserem Fall in der MS Excel-Datei), werden diese automatisch im SQL Indikator erfasst und berechnet werden. Selbstverständlich wissen wir, dass unsere Kunden neben MS Excel auch andere Datenquellen nutzen, sodass wir Ihnen empfehlen, sich von unserem Support-Team bezüglich der von Ihnen verwendeten Quellen beraten zu lassen (die Kontaktform finden Sie hier). Aber auch unternehmensinterne IT-Abteilungen sind im Stande, Algorithmen für jede Datei finden, um diese über SQL Indikatoren zu importieren. Fortgeschrittene Nutzer können natürlich Queries und Verbindungszeichenfolgen ohne den BSC Designer Builder erstellen, indem diese einfach in die entsprechenden Felder eingegeben werden.

Gratulation! Ein neuer SQL Indikator wurde ertsellt und steht zur Verfügung

Der BSC Designer seinerseits stellt heutzutage ein Instrument für die Vernetzung (Kaskadierung) zur Verfügung. Ältere Versionen der Software boten lediglich die Funktion “Indikator importieren”, womit die Aufgaben zwar importiert, jedoch nicht exportiert werden konnten.  Eine genauere Erläuterung der Kaskadierung innerhalb des Unternehmens durch Nutzung der Funktion “Indikator importieren” können Sie unter “Kaskadierungsprozess in Unternehmen mit BSC Designer” finden. Zusätzlich wird dieses Instrument im Artikel “Datenquellen mit BSC Designer verwalten” beschrieben.

In der Praxis besitzen die meisten Unternehmen eine Top-Bottom-Hierarchie. Gemäß dem ursprünglichen Balanced Scorecard Konzept ist dies vollkommen nachvollziehbar, da die strategische Ebene des Unternehmens mit der strategischen Situation bestens vertraut ist und somit die strategischen Ziele an die operative Ebene weiterleiten kann. Nur auf diesem Wege kann das strategische Ziel in genaue Aufgaben für die Fachkräfte übersetzt werden. Dies bedeutet, dass die Führungskräfte stets die Möglichkeit zur Übertragung von Aufgaben an die niedriger stehenden Unternehmensebenen innehaben müssen.

Die neueste Version der BSC Designer Software ermöglicht nun eine Übertragung mit Hilfe neuer Funktionen “Mit Indikatoren übertragen” und “Als Projekt übertragen”. Diese leicht zu bedienende und tatsächlich nützliche Funktion zielt darauf, eine direkte Vernetzung von oben nach unten (Top-Bottom) zu gewährleisten. Somit ist jeder Manager im Stande, Aufgaben für Fach- und Führungskräfte zu erstellen. Auch ein CEO kann Aufgaben und Verantwortlichkeiten an seine Stellvertreter übertragen.

Funktion “Als Projekt übertragen” im BSC Designer

Updates für das Balanced Scorecard Designer Programm

Bitte vergewissern Sie sich, dass Sie die neuesteVersion des Programms besitzen, um die Funktion “Übertragung” nutzen zu können. Diese Funktion kann in BSC Projekten nur angewandt werden, wenn die *.bsc-Datei mit Hilfe der neuesten Version des BSC Designer erstellt wurde. Es kann vorkommen, dass die mit einer älteren Version erstellten Dateien Informationen aus den übertragenen Kategorien nicht korrekt wiedergeben.

Aktuelle Nutzer sollten den BSC Designer Installateur downloaden und die Software überschreiben. Ein Neustart des Systems ist nicht erforderlich. Nach der Installation öffnen Sie einfach das Programm und nutzen alle neuen Funktionen und Eigenschaften.

Noch kein Nutzer? Ändern Sie dies durch den Download einer Testversion der Software und nutzen Sie diese 30 Tage lang kostenlos! Nach Ablauf der Testzeit können Sie eine Programmlizenz erwerben.

Kaskadierung mit Hilfe der neuen Funktion durchführen

Die neue Funktion bietet den Nutzern neue Wege für die Kaskadierung (Vernetzung) innerhalb eines Unternehmens. Lesen Sie den Artikel “Optimierte Kaskadierung mit BSC Designer PRO”, um zu erfahren, wie die Funktion “Übertragen” zu nutzen ist und wie man einen Vernetzungsprozess zwischen den Mitarbeitern gemäß der bestehenden Organisationsstrukturt in Gang setzt.

Dieser Nutzer kann sich nicht selbstständig registrieren, sondern sein Zugangskonto muss vom Admin angelegt und freigeschaltet werden. Dem “Nur Eingabe – Nutzer” ist erlaubt:

• Einloggen in das KPI-System
• Eingabe und Ansicht von Informationen

Nur Ansicht – Nutzer

Diese Nutzer können sich nicht selbstständig registrieren, sondern müssen vom Admin freigeschaltet werden, um einen Zugang zum System zu erlangen. Dem “Nur Ansicht – Nutzer” ist erlaubt:

• Informationen – ohne ein Recht auf Änderung dieser – einzusehen.

Alle Desktop Versionen können die KPIs in einer .bsc-Datei speichern, dies ist der Hauptformat in der BSC Designer Software. Der .bsc-Format basiert auf einer XML-Datei, sodass auch Drittpersonen diese Dateien in anderen Anwendungen nutzen können.

BSC Designer PRO – die Profi-Version des BSC Designer – ermöglicht einen Import von Daten aus externen .bsc-Dateien. Die Vorgehensweise ist heirbei recht einfach:

• Wählen Sie die Funktion “Indikator importieren” im Menü “Strategiebaum” in der oberen Symbolleiste;
• Die Quelldatei kann von der lokalen Festplatte, mittels einem FTP- oder HTTP-Server übertragen werden;

BSC Designer Online

Die Online Version stellt eine limitierte Funktionalität von Export und Import der Dateien zur Verfügung. Folgende Daten können mit dieser Version nicht übertragen werden:

• Benutzerdefinierte Effizienz-Formeln;
• Strategiekarten;

Während der Bestimmung und Aufstellung von Key Performance Indikatoren können sich Spezialisten dem Problem ausgesetzt sehen, anspruchsvolle nicht lineare Funktionen verwenden zu müssen (insbesondere für die Finanzperspektive). Wie wir im Abschnitt “Richtung der Optimierung” des Artikels “Indikatoren und Performance-Werte mit BSC Designer verwalten” beschrieben haben, bieten die Standardeinstellungen des Programms zwei Optimierungsrichtungen: Minimierung und Maximierung, beide lineare Funktionen. Wird jedoch ein spezieller mathematischer Formeln-Entwicklungsmodul (FormulaBuilder) verwendet, kann die Anzahl der für Indikatoren aufgestellten und verwendeten Formeln sehr hoch sein.

Sicherlich ist der BSC Designer kein riesiges mathematisches Instrument und kalkuliert keine anspruchsvollen Formeln mit zehn Variablen, doch das Programm verfügt über eine leistungsstarke Funktion, mit deren Hilfe mathematische Formeln zur Kalkulierung der Performance für jeden Indikator aufgestellt werden können. Lediglich drei Variablen werden hierbei verwendet, diese können jedoch in einer Kombination mit über acht mathematischen Funktionen betätigt werden! Finden wir nun heraus, was jede der Variablen und Funktionen bedeutet und wie Formeln mit diesem Tool aufgestellt werden können.

FormulaBuilder

Um das Interface dieser Funktion zu finden, öffnen Sie den BSC Designer und wählen einen beliebigen Indikator im Strategiebaum. In der unteren Funktionsleiste finden Sie das Feld “Optimierung” und klicken auf den kleinen Knopf daneben (mit dem Summe-Zeichen). Ein neues Fenster wird geöffnet – dies ist unser mathematischer FormulaBuilder. Schauen wir uns jedes Element an, das hier angewandt wird.

Variable

Der BSC Designer verfügt über drei Variablen, welche in mathematischen Formeln verwendet werden können:

• Minimal-Wert / Min-Wert = mn (Syntax). Diese Variable kann vom Nutzer für jeden Indikator bestimmt werden und zeigt den kleinsten Wert, den der Indikator erreichen kann. Zum Anfang besitzt jeder neue Indikator eine “Null” als Minimal-Wert, dieser kann jedoch auch als eine negative Zahl bestimmt werden (z.B. mn = -493). Die Messeinheit für diese Variable ist eine reelle Zahl, die kleiner als der Maximal-Wert ist;

• Maximal-Wert/ Max-Wert = mx (Syntax). Diese Variable wird vom Nutzer für einen Indikator bestimmt und zeigt den größten Wert, den der Indikator erreichen kann. Zum Anfang besitzt jeder neue Indikator im BSC Designer einen Maximal-Wert von “100″, dieser kann jedoch sowohl als eine ganze Zahl, als auch als eine Dezimalzahl (sowohl positive als auch negative Zahl) gewählt werden (z.B. mx = 73834,04). Die Messeinheit für diese Variable ist ebenfalls eine reelle Zahl, die größer als der Minimal-Wert sein muss;

• Aktueller Wert / Score-Wert = Score (Syntax). Diese Variable kann vom Nutzer gewählt, aus einem anderen *.bsc-Projekt importiert (durch Nutzung der “Indikator importieren”-Funktion; lesen Sie mehr dazu im Artikel “Kaskadierungsprozess in Unternehmen mit BSC Designer“) oder aus einer anderen Datenbank (durch Nutzung der Funktion “SQL Indikatoren”; lesen Sie mehr dazu im Artikel  “SQL Indikatoren mit BSC Designer”) für jeden Indikator importiert werden und zeigt den aktuellen Wert des Indikators für ein bestimmtes Datum. Zum Anfang besitzt jeder neue Indikator im BSC Designer einen aktuellen Wert von “50″, dieser kann jedoch vom Nutzer geändert oder aus einem anderen Projekt bzw. einer anderen Datenbank importiert werden. Der Score-Wert kann sowohl eine ganze Zahl als auch eine Dezimalzahl (sowohl negativ als auch positiv)  sein (z.B. Score = 203,7). Die Messeinheit für diese Varibale isr eine reelle Zahl, muss aber im Intervall zwischen dem Minimal- und dem Maximal-Wert liegen.

Rechenzeichen

Der FormulaBuilder vom BSC Designer unterstützt übliche mathematische Rechenzeichen. Manchmal ist es nicht einfach, die auf unserer Tastatur befindlichen mathematischen Zeichen zu definieren. Also haben wir hier nochmal einige grundlegende Rechenzeichen zusammengefasst:

• “+” – Addition. Mathematischer Vorgang für die Zusammenfassung von Zahlen. Zum Beispiel: 3 + 5 = 8;
• “-” – Subtraktion. Das Gegenteil von Addition, eine Zahl wird von der anderen abgezogen. Zum Beispiel: 8 -5 = 3;
• “*” / “(a)(b)” / “ab” – Multiplikation. Vorgang der Skalierung einer Zahl mit einer anderen Zahl. Zum Beispiel: 2 * 2 = 4;
• “/” – Division. Das Gegenteil von Multiplikation. Eine Zahl (Dividend) wird durch eine andere Zahl (Divisor) geteilt. Der Divisor darf nie gleich Null sein. Zum Beispiel: 4 / 2 = 2.

Funktionen

Der Knopf “Funktion” unter dem Feld für die Formel stellt allgemeine mathematische Funktionen zur Verfügung, welche mit reellen Zahlen und Variablen in unterschiedlichen Kombinationen arbeiten. Eine Liste dieser Funktionen mit kurzen Erläuterungen finden Sie im Folgenden:

• Sin (a) – Sinus Trigonometrie Funktion. Zum Beispiel: Sin (30) = 0,5;
• Cos (a) – Cosinus Trigonometrie Funktion. Zum Beispiel: Cos (0) = 1;
• Tan (a) - Tangens Trigonometrie Funktion. Auch als (Sin (a)) / (Cos (a)) kalkulierbar. Zum Beispiel: Tan (0) = 0;
• Power (a, b) – Exponentialfunktion mit Basis “a” und Exponent “b”. Zum Beispiel: power (2, 4) = 16;
• Exp (a) – Exponentialfunktion mit Basis “e” (eine konstante Zahl, beträgt circa 2,7182818) und Exponent “a”. Zum Beispiel: Exp (2) = 7,389056 (circa);
• Sqrt (a) – Exponentialfunktion mit Basis “a” und Exponent “0,5”. Auch Quadratwurzel genannt. Zum Beispiel: Sqrt (16) = 4;
• Min (a, b) – Die Funktion wählt die kleinste aus zwei Zahlen. Zum Beispiel: Min (3, 5) = 3;
• Max (a, b) – Die Funktion wählt die größte aus zwei Zahlen. Zum Beispiel: Max (3, 5) = 5;
• Pi – ist keine Funktion, aber eine Zahl. Pi ist als eine mathematische Konstante gleich 3.14159 bekannt.

Standard-Formeln

Dies ist das Hauptfeld des gesamten FormulaBuilder. Informationen können hier manuell eingegeben werden oder mit Hilfe der oberhalb platzierten Schaltflächen. Voreingestellt ist zunächst eine lineare Formel der Maximierung ((Score – mn) / (mx – mn)) oder der Minimierung ((mx – Score) / (mx – mn)). Jedoch können einige Elemente individuell eingefügt oder die gesamte Formel geändert werden. Die finale Formel kann Kombinationen aus jeglichen verfügbaren Funktionen, Zahlen und Variablen beinhalten, die in Mathematik angewandt werden. Mehrere Beispiele finden Sie im Folgenden aufgeführt (Abbildungen der Optimierungsgraphen und die dazugehörigen Funktionen darunter).

Voreingestellte Maximierung-Formel  = ((Score – mn) / (mx – mn))

Formel = (sin(Score/mx*2.5) – mn) / (mx – mn)

Formel = tan( ((Score) – sqrt(mn)) / (mx – mn) )

Formel = min((exp(Score)*exp(mx)),Power( sqrt(score),Pi)*0.9)

Bedingungen

Für die Score-Variable stehen spezifische Bedingungen zur Verfügung. Die Hauptfunktion (oben) wird auf jedes Intervall dieser Variable angewandt außer auf das Intervall unterhalb der Funktion (Nebenfunktion). Sollte also die Optimierungsfunktion verändert werden, wenn beispielsweise der aktuelle Wert eines Indikators eine bestimmte Grenze erreicht (wenn der Wert z.B. 45 übersteigt), kann diese Anpassung schnell mit dem BSC Designer FormulaBuilder durchgeführt werden. Drücken Sie auf die Schaltfläche “Bedingung hinzufügen”, geben Sie in das erschienene Feld die neue Funktion ein, welche Anwendung finden soll, falls der aktuelle Wert die Zahl 45 übersteigt. Wählen Sie hierfür das Rechenzeichen “>” und geben Sie “45” in das Zahlenfeld ein.

Bedingung anwenden

Effizienz-Graph für diese Funktion (erreicht der Score-Wert 45 und höher, schwankt der Graph)

Fazit

In diesem Artikel haben Sie erfahren, wie solch eine leistungsstarke Funktion des Balanced Scorecard Designer wie der mathematische FormulaBuilder verwendet werden kann. Mit dem nötigen Wissen über mathematische Zeichen, Funktionen und Variable wird es mit diesem Tool einfach, auch anspruchsvolle Formeln aufzustellen, mit denen benutzerdefinierte Performance der Indikatoren berechnet werden kann. Es ist abschließend zu erwähnen, dass nach einmaliger Aufstellung der Formeln und Bedingungen keine weiteren Schritte geamcht werden müssen – das Programm berechnet alles automatisch.

Die in diesem Artikel verwendeten Beispiele wurden per Zufall gewählt, können aber auch für umfangreiche Projekte benutzt werden. Die Fachkräfte eines jeden Unternehmens können entscheiden, welche Formeln und Bedingungen für welchen Indikator aufgestellt werden sollten. Die meisten Indikatoren werden mit Hilfe der Standard-Formeln, der linearen Maximierungs- und Minimierungs-Formeln, berechnet. Werden jedoch weitere spezifische Formeln benötigt, können unsere Kunden in diesem Artikel Antworten auf ihre Fragen finden und mit Hilfe des BSC Designer FormulaBuilder diese aufstellen. Sollte unser Tool einige mathematische Formeln, die Sie verwenden möchten, nicht unterstützen, oder es gelingt Ihnen nicht, eine Formel aufzustellen – Sie können immer unser Support Team kontaktieren, damit wir Ihnen eine Lösung anbieten können (die Kontakt-Form kann auf dieser Seite gefunden werden).

Der BSC Designer kann automatisch alle Indikatoren in die Karte übertragen, indem die benötigten Links erstellt werden.

Außerdem können Sie einige benutzerdefinierte Objekte, wie beispielsweise Textabschnitte, große Pfeile oder unterschiedliche Arten von Links, verwenden.

Aus den Objekten der Strategiekarte können Sie die Indikatoren steuern. Alle vorgenommenen Anpassungen an Indikatoren werden sofort in der Strategiekarte sichtbar.

Die Strategiekarte des Balanced Scorecard Designer ist ein leicht zu benutzendes Werkzeug für die Erstellung einwandfrei aussehender Karten für die KPIs. Grundlegende visuelle Funktionen sind Farben, Schattierungen und Rotation:

Außerdem kann der BSC Designer automatisch gut aussehende Strategiekarten für fast jede Balanced Scorecard erstellen. Hier einige Beispiele zur Darstellung:

Klassische Strategiekarte	Überlappende Strategiekarte
Tabellarische Strategiekarte	Kreisförmige Strategiekarte

Erfahren Sie mehr über Strategiekarten in unserem Online-Handbuch.

Die Bearbeitung von Datenquellen stellt eine wichtige Funktion des BSC Designer dar und muss an dieser Stelle beschrieben werden. In jedem Unternehmen ist es üblich, bestimmte Dokumente und Datenbanken für jeden Bereich der Unternehmensstrategie zu besitzen. Die BSC Designer Software dient als ein zentrales Instrument des Managements und ermöglicht den Import von Informationen aus unterschiedlichen Datenquellen. Dieser Artikel wird Ihnen einige Möglichkeiten zur Datenübertragung vorstellen. Daneben können weitere Features für individuelle Anfragen unserer aktuellen und zukünftigen Kunden hinzugefügt werden. Wir freuen uns über Ihr Feedback und beantworten gern all Ihre Fragen zum Produkt. Kontaktieren Sie uns jederzeit über diese Homepage.

Dieser Artikel befasst sich mit:

• Funktion “Mit zufälligen Werten ausfüllen”;
• Funktion “Indikator importieren”.

Außerdem steht ein weiteres Instrument zur Arbeit mit Datenbanken im BSC Designer, genannt “SQL Indikator”. Dieses wird jedoch in einem weiteren Artikel getrennt beschrieben.

Funktion “Mit zufälligen Werten ausfüllen”

Während der Lernphase der Software kann die Funktion “Mit zufälligen Werten ausfüllen” sehr hilfreich sein. Sie füllt das Projekt mit zufälligen Werten inklusive Zeitpunkte und Performance-Werte. Das mit solchen Werten ausgefüllte Projekt bietet eine gute Unterstützung zum Erlernen der Arbeitsweise von BSC Designer. Das Ausprobieren und Verwenden der Funktionen und Eigenschaften solch einer leistungsstarken Software wird mit dieser Funktion leichter im Vergleich zum manuellen Ausfüllen des Projekts mit Werten.
Um die Funktion “Mit zufälligen Werten ausfüllen” einzusetzen, gehen Sie auf das Symbol “Werkzeuge” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort “Mit zufälligen Werten ausfüllen”. Herzlichen Glückwunsch! Gerade haben Sie Ihr Projekt mit Werten gefüllt!

Funktion “Mit zufälligen Werten ausfüllen”

Funktion “Indikator importieren”

Ein weiteres wichtiges Instrument zur Verwaltung von Daten ist die Funktion “Indikator importieren”. Diese Funktion wird verwendet, um Indikatoren aus anderen BSC Designer Projekten zu übertragen. Auch die Vorgänge der Verlinkung zwischen Projekten können damit unterstützt werden. Das leicht zu benutzende Instrument öffnet den Projektbaum und erlaubt die Auswahl des zu importierenden Indikators. Sind beide Dateien im *.bsc-Format hinterlegt, werden keinelei Probleme mit der Syntax auftreten.

Um einen Indikator aus einem anderen BSC Designer Projekt zu importieren, drücken Sie auf das Symbol “Strategiebaum” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort die Funktion “Indikator importieren”. Es erscheint ein neues Fenster mit drei Tabs darin: “Aus Datei”, “HTTP”, “FTP”. Wählen Sie nun die Datei im *.bsc-Format, die Sie benötigen. Danach schauen Sie auf das Feld “Schritt 2″ und drücken Sie auf den Knopf “Auswählen”, um den gewünschten Indikator zu importieren. Fertig! Der neue Indikator wurde hinzugefügt und ist in Kursivschrift zu sehen.

Fenster “Indikator importieren”

Auswahl des zu importierenden Indikators

Somit wird der Vorgang der Projekt-Verlinkung automatisch ausgeführt. Wird die exportierte Datei des Balanced Scorecard Projekts vom Nutzer geändert, erscheint diese Aktualisierung im importierten Indikator zum selben Zeitpunkt. Hierbei wird nur der importierte Indikator verändert. Eine Verlinkung der Projekte miteinander wird ausführlicher in weiteren Artikeln anhand von Beispielen und Abbildungen erläutert.

Im Anschluss an unsere Artikel über Berichterstattung im BSC Designer möchten wir weitere Arten von verfügbaren Berichten im Programm beschreiben. Der Artikel “Berichte mit BSC Designer” erläuterte im Allgemeinen die HTML-Berichte. Jedoch existieren weit mehr Wege zum Exportieren der BSC Projektinformationen, um diese zu speichern bzw. anderen Personen zu präsentieren.

Mit folgenden Funktionen zur Berichterstattung befasst sich dieser Artikel:

• Funktion “Übersichtsbericht”;
• Funktion “Dashboard-Bericht”;
• Funktion “Dashboard-Bericht für das ausgewählte Element”;

Übersichtsbericht

Im Gegensatz zum allgemeinen “HTML-Bericht” zeigt der Übersichtsbericht keine Werte an. Sein Ziel ist es, den Projektbaum mit Beschreibungen zu jedem Element zu visualisieren. Dieses Übersichtsdokument im HTML-Format beinhaltet ein Diagramm mit allen erläuterten Baumelementen. Diese Beschreibung der Elemente kann individuell vom Nutzer hinzugefügt werden (lesen Sie mehr über Beschreibungen im Artikel “KPIs mit BSC Designer entwerfen und verwalten (Teil 2)”). Solch ein Übersichtsbericht kann für den Aufbau einer allgemeinen Wissensbasis zu den Balanced Scorecard Projekten sowie einer Anwendungsbasis nützlich sein. Für Führungskräfte, die mit der Überwachung dieser Projekte beschäftigt sind, sowie auch für Shareholder und Investoren kann sich diese Art Bericht als sehr hilfreich erweisen.

Wichtig! Wie die Beschreibung des gesamten Projekts ändern

Aus unseren vorigen Artikeln haben Sie bereits erfahren, wo man das Feld “Beschreibung” für solche Elemente wie Kategorien und Indikatoren findet. Jedoch erfolgt eine Änderung der Beschreibung zum gesamten Projekt auf anderem Wege. Um dies durchzuführen, gehen Sie auf das Symbol “Datei” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort “Dokumenteigenschaften”. Ein neues Fenster wird geöffnet. Gehen Sie dort in das Feld “Beschreibung” und fügen die Informationen zum Projekt ein. Auch in das Feld “Autor” kann der Name und die Position der für das Projekt verantwortlichen Person eingefügt werden. Das Feld “Name” kann überschrieben werden, falls sich der Name des Projekts eändert hat. Anschließend drücken Sie auf “OK” zum Speichern der vorgenommenen Änderungen.

Funktionsfeld “Dokumenteigenschaften”

Im einen Übersichtsbericht spielt es keine Rolle, welches Element im Projektbaum momentan gewählt wurde, weil er stets mit dem gesamten Projekt arbeitet. Um diese Art Bericht zu erstellen, gehen Sie auf das Symbol “Bericht” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort die Funktion “Übersichtsbericht”.  Aus der Ausführung dieser Funktion entstehende Dokument ist nicht weiter anspruchsvoll, sodass keine weiteren Programmeinstellungen zu machen sind. Es erscheint lediglich ein Fenster, das Sie nach dem Dateipfad fragt. Es wird empfohlen, Dateinamen in englischer Sprache zu verwenden, wie z.B. “overview.html”, sodass keine Fehler auftreten. Nachdem die Datei gespeichert wurde, kann sie mit jedem Webbrowser geöffnet bzw. per E-Mail verschickt werden. Achten Sie darauf, dass Dateien im HTML-Format per E-Mail gesendet werden, damit alle Abbildungen beim Aufrufen korrekt angezeigt werden.

Übersichtsbericht des gesamten Projekts im HTML-Format

Dashboard-Bericht

Ein Dashboard-Bericht bietet eine weitere Alternative zum allgemeinen HTML-Bericht (erläutert im Artikel “Berichte mit BSC Designer”). Er basiert auf demselben Textformat und kann auf demselben Wege durchgesehen und versendet werden wie ein HTML-Bericht, beinhaltet jedoch einige Differenzen. Ein wesentlicher Unterschied ist unter anderem die Verwendung eines Diamant-Diagramms statt eines Zeitdiagramms. Wie bereits im Artikel “Daten visualisieren mit BSC Designer: Diagramme und Tabellen (Teil 2)” erwähnt wurde, kann ein Diamanten-Diagramm nur aus mindestens drei Unterelementen erstellt werden. Besitzt eine Kategorie nicht zumindest drei Indikatoren, wird im Bericht eine folgende Mitteilung erscheinen: “Diamant-Diagramm ist nur für drei oder mehr Elemente verfügbar”. Dies bedeutet nicht, dass der Bericht aus diesem Grund nicht erstellt werden kann, sondern ein Diagramm für ausgewählte Elemente wird nicht angezeigt.

Anzeige -> Nicht ausreichend Elemente vorhanden

Der Dashboard-Bericht kann für dieselben Zwecke wie allgemeine HTML-Berichte verwendet werden. Er kann an die Führungsebene verschickt werden, um über die aktuellen Arbeitsvorgänge Bericht zu erstatten, oder auch an Investoren und Shareholder, um die aktuellen Performance-Werte des Unternehmens zu präsentieren. Sicherlich entscheidet jeder Nutzer des Programms individuell, welchen Typ von Bericht er in unterschiedlichen Situationen und für unterschiedliche Zwecke verwenden möchte. Während allgemeine HTML-Berichte insbesondere die zeitliche Dynamik der Performance-Werte wiedergeben, welche für Shareholder großes Interesse genießen könnten, informiert ein Dashboard-Bericht näher über aktuelle Performance-Werte des Projekts, was beispielsweise für Geschäftsführer höhere Relevanz besitzt.

Um einen Dashboard-Bericht zu erstellen, gehen Sie auf “Berichte” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort das Symbol “Dashboard-Bericht”. Nachdem Sie das Berichtsdatum festgelegt haben, wählen Sie im neu erschienenen Fenster den Dateinamen und den Dateipfad. Wurde die Datei gespeichert, kann diese in jedem Webbrowser geöffnet und per E-Mail an weitere Personen wie jeder andere Bericht im HTML-Format verschickt werden.

Dashboard-Bericht im HTML-Format für das gesamte Projekt (Auszug)

Dashboard-Bericht für das ausgewählte Element

Dashboard-Berichte ermöglichen nicht nur eine Darstellung des gesamten Projekts, sondern auch eines der im Strategiebaum ausgewählten Elementes. Jede beliebige Unterkategorie kann hierfür ausgesucht und mit Hilfe der Funktion “Dashboard-Bericht für das ausgewählte Element” berichtet werden. Ein Dashboard-Bericht kann jedoch nicht für einzelne Indikatoren aufgrund des darin enthaltenen Diamant-Diagramms erstellt werden. Diese Funktion dient der Berichterstattung von ausgewählten Performance-Werten, jedoch nicht des gesamten Projekts. So wird beispielsweise der Dashboard-Bericht für die “Finanzperspektive” Textdaten und Graphen für jedes darin enthaltene Element darstellen, jedoch nicht für ein einzelnes Element und nicht für das gesamte Projekt.

Um einen Dashboard-Bericht für das ausgewählte Element zu erstellen, gehen Sie auf “Berichte” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort die Funktion “Dashboard-Bericht für das ausgewählte Element”. Im zweiten Schritt ist das Berichtsdatum und anschließend der Dateipfad im neuen Fenster zu bestimmen. Der Bericht wird erstellt und steht bereit für das Aufrufen und Versenden.

Dashboard-Bericht im HTML-Format für eine Kategorie (Auszug)

Andere Berichtstypen

Um die Liste der in der BSC Designer Software verfügbaren Berichte zu vervollständigen, sollten an dieser Stellen weitere Funktionen der Berichterstattung erwähnt werden. Neben den in unseren Artikeln beschriebenen Berichten gibt es allgemeine HTML-Berichte sowie einige andere Arten, über welche wir Sie in nächster Zeit in neuen Artikeln ausführlich informieren werden. Vorab bleibt festzuhalten, dass die Palette an Berichten im BSC Designer sehr breit ist.

Die gesamte Liste anderer Bericht-Funktionen ist wie folgt:

• Funktion “In HTML exportieren”;
• Funtkion “Bericht für das ausgewählte Element”;
• Funktion “In MS Excel exportieren”;
• Funktion “In MS Power Point exportieren”;
• Funktion “Strategiekartenbericht”.

Was zeigt das Messanzeige-Diagramm

Das Messanzeige-Diagramm zeigt die Performance-Werte in Prozent eines ausgewählten Elementes im Strategiebaum (Indikator, Unterkategorie oder das gesamte Projekt). Der Zeiger demonstriert den aktuellen Performance-Wert im Vergleich zum “Minimum”-Wert (Startpunkt links) und zum “Maximum”-Wert (Endpunkt rechts).

Um das Messanzeige-Diagramm auszuwählen, aktivieren Sie zunächst alle Diagramme. Für die Aktivierung starten Sie den BSC Designer und gehen Sie auf “Tabellenoptionen” unten im Funktionsfeld für Diagramme und Tabellen. Im neu erschienenen Fenster setzen Sie neben allen Diagramm-Typen ein Häckchen und drücken Sie “OK”, um die Änderungen zu übernehmen. Wurden alle Diagramme somit aktiviert, wählen Sie den Tab “Messanzeige” im Diagramm-Feld.

Messanzeige-Diagramm für einen Indikator

Die Farben Rot, Gelb und Grün haben die selbe Bedeutung wie die Farben einer Ampel. Um mehr zum Thema Ampeln zu erfahren, lesen Sie den Artikel “Daten visualisieren mit BSC Designer: Ampelsystem“. Die Intervalle für jede der drei Farben können Sie auf dem selben Weg wie die Intervalle für die Ampelfarben ändern. Hierfür gehen Sie auf “Werkzeuge” -> “Ampeln” und wählen Sie dort das Symbol “Optionen”. Es erscheint ein neues Fenster mit zwei Leisten – eine für die rote Farbe und die andere für die grüne. Verschieben Sie den Regler in beiden Leisten bis das gewünschte Intervall erreicht wurde.

Fenster für die Einstellung der Farbintervalle

Das “Zeitdiagramm” ist nun auch bunt!

Das Instrument “Zeitdiagramm” wurde ebenfalls um drei Grundfarben erweitert. Diese Aktualisierung zielt darauf, den Graphen im Hinblick auf das Verständnis und die Überwachung zu optimieren. Wurden die Farbintervalle vom Nutzer individuell eingestellt, kann schneller wahrgenommen werden, wenn ein Indikator oder eine Kategorie mit der Unternehmensplanung wertmäßig nicht übereinstimmen. So kann beispielsweise der kritische prozentuale Wert auf 50% gesetzt werden. Alle Werte, die diese Grenze unterschreiten, werden in roter Farbe angezeigt. Dies hilft den Führungskräften festzustellen, welche konkreten Indikatoren bzw. Kategorien zu genau welchen Daten nicht zufriedenstellend sind.  Die grüne Farbe hingegen hilft dabei zu sehen, welche Mitarbeiter ihre Arbeit in einer bestimmten Zeitperiode gut gemeistert haben und müssen hierfür – z.B. mit Prämien – belohnt werden.

Neues Aussehen des Zeitdiagramms

Neues Aussehen der HTML-Berichte

Ein HTML-Bericht ist eine allgemeine Art der Berichte im BSC Designer. Lesen Sie mehr über HTML-Berichte unter “Berichte mit BSC Designer“. Fortgeschrittene HTML-Berichte beinhaltet nun neben einem Zeitdiagramm auch das Messanzeige-Diagramm. Die Verwendung dieses Diagramms in Berichten kann zu einem besseren Verständnis vorgelegter Informationen führen, indem nicht nur der zeitliche Prozess visualisiert wird, sondern die aktuellen Werte mit den minimal- und maximal-Grenzen verglichen werden. Eine farbige Darstellung kann insbesondere dann nützlich sein, wenn Berichte an Personen mit unzureichendem Fachwissen über Balanced Scorecards und Konzepte der Business Intelligence, wie z.B. Shareholder und Investoren, gerichtet sind.

Neues Aussehen des HTML-Berichts (Bild 1)

Neues Aussehen des HTML-Berichts (Bild 2)

Updates für das Balanced Scorecard Designer Programm

Aktuelle Nutzer sollten den BSC Designer Installateur downloaden und die Software überschreiben. Ein Neustart des Systems ist nicht erforderlich. Nach der Installation öffnen Sie einfach das Programm und nutzen alle neuen Funktionen und Eigenschaften.

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