BSC Designer unterstützt Finanzdienstleister bei der Optimierung ihrer Strategie- und Steuerungseffizienz
BSC Designer unterstützte CAJA RURAL DE SALAMANCA bei der Optimierung seiner Strategie- und Steuerungseffizienz
Vor einem Jahr begann CAJA RURAL die Einführung des Balanced Scorecard Systems mit Hilfe des BSC Designer Tools. Eine leicht anwendbare und gleichzeitig sehr leistungsstarke Software war das perfekte Lösungskonzept zur Implementierung in kleinen Schritten. Lassen Sie uns hierzu den Erfahrungsbericht von AGUSTIN GARCÍA, Leiter der Planung und Überwachung von CAJA RURAL, anschauen!
Einführung
CAJA RURAL DE SALAMANCA ist ein rennomiertes Finanzinstitut mit Sitz in Spanien. Es bietet eine breite Palette an Finanzdienstleistungen wie Darlehen, Kreditkartengeschäfte, Sparverträge, Sheckgeschäfte und vieles mehr. In den letzten Jahren hatte das Unternehmen ein Wirtschaftswachstum zu verzeichnen. Steigende Geschäftsaktivität und Kundenanzahl führten zu einer Entscheidung des Vorstands, das Balanced Scorecard System einzuführen. Nach einigen Nachforschungen wurde beschlossen, dass BSC ein perfektes Instrument nicht nur für die Gestaltung einer gut durchgeplanten Struktur der Geschäftsaktivitäten darstellt, sondern auch zum besseren Verständnis der Unternehmensziele und Perspektiven führt. Dies ermöglicht die Formulierung von realistischen Erwartungen und Vorhersagen in Bezug auf das zukünftige Effizienzwachstum des Unternehmens.
Die Herausforderung
Die von Unternehmensleitung konkret gesetzten Erwartungen zum Prozesswandel an das Balanced Scorecard System waren bereits zu diesem Zeitpunkt hilfreich zu verstehen, dass das Unternehmensgeschäft mit Unternehmenszielen zusammenwachsen muss. Der 4-Jahresplan der Umsetzung beinhaltete viele gesetzte Ziele wie zum Beispiel:
- Bildung einer strategischen Abteilung;
- Aufbau eines Aktivitäten-Diagramms zur Darstellung der Unternehmensperspektiven (Strategische Übersichtstafel);
- Überblick zu Strategie- und Planungsaktivitäten zur Findung von Leit- and Spätindikatoren;
- Start für einen Verbindungsprozess zwischen strategischen und operativen Geschäftsbereichen;
- Überwachung der operativen Tätigkeiten zur Überleitung in strategische Ziele;
- Verbesserung der Unternehmenseffizienz (das wesentliche Ziel);
- Und viele andere.
Die für die Strategie, Planung und Überwachung des Unternehmens verantwortliche Abteilung suchte nach einem Instrument, das ein nützliches Dashboard bietet und zur Zeit- und Ressourceneinsparungen führen kann. Nach der Betrachtung mehrerer Dashboard Programme wurde schließlich der BSC Designer als ein Instrument mit allen benötigten Funktionen ausgewählt. Außerdem erschien der BSC Designer als sehr klar und leicht anwendbar, was Zeit für Personalschulungen zur Nutzung der neuen Software wiederrum einsparen kann.
Nach Auswahl der Instrumententafel startete die Abteilung für Plannung und Überwachung die Implementierung und Zentralisierung der Programmanwendung. Die auszuwertenden Bereiche waren Handel und Marketing, Personal, Allgemeine Intervention, Investments, Organisation und Datenverarbeitung. Der Kalender wurde an die Performance-Perioden jeder Abteilung angepasst. Der Zeithorizont beträgt vier Jahre, während alle Abteilungsaktionen auf der Grundlage von einem Jahr geplant wurden.
BSC Designer Lösungskonzept
Der Leiter der Plannung und Überwachung wurde zum Verantwortlichen für Informationslieferung in das BSC Designer Programm in Zusammenarbeit mit einer Arbeitsgruppe, die den Anschluss an den strategischen Unternehmensplan entwicklete und umsetzte. Die daraus generierten Informationen wurden vom Headquarter und von Abteilungsleitungen genutzt.
Der technische Support wurde in der bereits erwähnten Abteilung für Plannung und Überwachung gewährleistet: ihre Aufgabe beinhaltete die Lösungsfindung für aufgetretene Probleme via E-Mail und telefonischen Support Service für BSC Designer. So entstand z.B. das Problem, dass alle Berichte in spanischer Sprache zur Verfügung stehen mussten. Diese Hürde wurde innerhalb weniger Tage erfolgreich beseitigt.
Als der Einführungsprozess vor einem Jahr begann, wurde entschieden, den BSC Designer offline zu nutzen. Die Unternehmensziele wurden periodisch gemessen und durch eine Arbeitsgruppe überarbeitet. Momentan entscheidet der Unternehmensvorstand über die Möglichkeit, eine Online-Funktionsweise des Programms einzurichten, indem ein Netzwerk an Dashboards, das zur Optimierung des Kaskadierungsmodells des Managements sowie zur Reduzierung der Zeitverwendung für Lieferung von Up-to-Date-Informationen beiträgt, entwickelt wird.
Zum Zweck der Überwachung von Abteilungsaktivitäten arbeitete die für BSC verantwortliche Arbeitsgruppe an einer Analyse der internen Prozesse in Übereinstimmung mit Bereichsleitern unter Berücksichtigung der Kundenwünsche. Es wurden Informationen zu Perspektiven in Kundengeschäft, Innovationen sowie Lern- und Finanzperspektiven gesammelt und analysiert.
CAJA RURAL’s Spezialisten nutzten dabei nicht nur das BSC Designer Baummodell der Projekte, sondern auch weitere Funktionen, die die Software zu bieten hat. Die am häufigsten verwendeten Funktionen waren dabei:
- Importierte Indikatoren: die Funktion wurde zur Konsolidierung von aus der Gesamtheit importierten Informationen verwendet;
- Strategie-Übersicht: Unternehmensspezialisten entwickelten eine strategische Übersichtstafel unter Eintragung aller Quellen der strategischen Einheiten;
- Berichte: das Team nutzte Berichte (sowohl auf HTML als auch MS Excel basierend) zur Überwachung des strategischen Plans und zur Ergebnismeldung an die höhere Geschäftsebene (Headquarter). Die am häufigsten verwendeten Berichte waren dabei HTML-Berichte und Dashboard-Berichte;
- Handelsformeln: Spezialisten nahmen mitunter Handelsformeln in Anspruch (mehrere Indikatoren benötigten spezielle Formeln zu ihrer Messung).
Ergebnis
Von einem Jahr nach der Einführung von BSC Designer und bis heute entwickelte das Unternehmen erfolgreich seine strategische Aktivität – ein für wichtiges Subsystem, welches das Unternehmen in die richtige Richtung führt.
Die Abteilung für Plannung und Überwachung, das für die Systemimplementierung verantwortliche Team, konnte die Unternehmensstrategie mit Hilfe von Ermittlung der strategischen Ziele und deren jeweiligen Relevanz durchdenken. Unter Berücksichtigung dieser Informationen bei dem BSC Designer Projekt Schritt für Schritt entwickelte das team eine klare und präzise strategische Übersicht. Es gelang der BSC Software, konkrete Unternehmensziele in Übereinstimmung mit der Vision des Finanzdienstleisters zu bringen. Anschließend wurden die strategischen Ziele in operative Maßnahmen mit Hilfe der einzelnen Abteilungsleiter übertragen. Der Prozess dieser Umwandlung ist zum heutigen Zeitpunkt noch nicht beendet, doch das Unternehmensmanagement schenkt dem sein volles Vertrauen.
Während die Abteilung für Plannung und Überwachung mittlerweile in vollem Maße mit BSC Designer arbeitet, fangen alle anderen Unternehmensabteilungen an, ihre Arbeit mit dem System abzudecken. Die Früchte der BSC Einführung kann das Unternehmen jedoch bereits jetzt ernten. So wurde z.B. die strategische Unternehmensplanung bereits für einen Zeitraum von vier Jahren definiert. Außerdem entwickelte Caja Rural zusammen mit BSC und seinem strategischen Plan eine strategische Übersicht, welche die Aktivitäten jeder Unternehmensabteilung unterstützt und diese in Abhängigkeit von den gesetzten Richtwerten der Planung bewertet.
Ein großes Unternehmen benötigt einige Zeit zur Einführung und Anwendung eines jeden Systems. Balanced Scorecard ist keinesfalls ein schnell einzuführendes Programm. Es setzt eine Menge Arbeit voraus, eine BSC Übersicht zu erstellen und diese mit jedem Untersystem des Unternehmens zu verknüpfen. In anderen Worten: ein Überblick über das gesammte Managementsystem muss im Zusammenhang mit der Unternehmensstrategie gewährleistet werden. BSC Designer zielt auf die Unterstützung der mutigen Manager, welche sich für die Implementierung des Systems entscheiden, indem sie mit nützlichen Instrumenten unterstützt werden, die zur Prävention von Zeit- und Ressourcenvergeudung führen und Ihnen den täglichen Job erleichtern. Nach der vollendeten Einführung können Sie mit Hilfe des Programms Effizienzwerte kalkulieren, Verknüpfungen zu Ihren Datenbanken erstellen und sinnvoll nutzen sowie den Prozess der BSC Funktionalität für anderweitige Zwecke nutzen.
