Berichte mit BSC Designer
Intro
Es existieren mehrere Wege zu einer visuellen Darstellung der Performance-Werte im BSC Designer Projekt. Die meisten von ihnen wurden bereits im Artikel “Daten visualisieren mit BSC Designer: Tabellen und Diagramme”. Spezifische Diagramme und Tabellen können für Fach- und Führungskräfte von großem Nutzen sein, doch wie sieht es dabei mit Anteilseignern und Investoren aus, die eine Berichterstattung über die Entwicklung des Unternehmens erwarten? Berichte werden außerdem von Mitarbeitern des Unternehmens verwendet, um höhere Geschäftsebenen mit Informationen zu versorgen. Berichte zu Indikatoren und Kategorien können außerdem als eine detaillierte Informationsquelle dienen, um diese zu analysieren und zu überwachen.
Die BSC Designer Software bietet eine große Auswahl an Berichten. Es können mehrere Arten von HTML-Berichten sein, die sich in ihrer Darstellung und ihrer Datenquelle unterscheiden; Informationen können ins MS Excel und MS PowerPoint exportiert werden. Mit Hilfe der Programmfunktionen zur Berichterstattung ist es einfach, verständliche und übersichtliche Vorlagen für Präsentationen und Berichte vorzubereiten.
HTML-Berichte
HTML ist ein gutes Format zur Wiedergabe sowohl von Texten als auch von Bildern in einer Datei. Außerdem können HTML-Dateien leicht per E-Mail gesandt werden. All dies macht HTML zu einem der beliebtesten Formate für die Berichterstattung in Unternehmen.
Dieser Artikel wird folgende Arten von im BSC Designer ermöglichten Funktionen für HTML-Berichte beschreiben:
- Funktion “In HTML exportieren”;
- Funktion “Bericht für das ausgewählte Element”.
Hinweis!
Stellen Sie sicher, dass Sie an einer Scorecard mit mehreren Werten zu mehreren Zeitpunkten experimentieren. Es ist ratsam mit der Funktion “Mit zufälligen Werten ausfüllen” (unter “Werkzeuge”) arbeiten, bevor Sie lernen, wie man Berichte erstellt. Zu dieser Funktion können Sie mehr erfahren im Artikel “Datenquellen mit BSC Designer verwalten”. Ist das Projekt mit Werten gefüllt, treten keine Fehler während der Berichterstattung auf und die Vorgehensweise bei dieser Funktion kann besser nachvollzogen werden.
Funktion “In HTML exportieren”
Die Funktion “In HTML exportieren” erstellt ein Dokument zur Beschreibung aller Werte des Projekts. Gemäß dem Typ des HTML-Berichts kann dieses Dokument auch Tabellen und Diagramme, Details zu Indikatoren sowie andere Eigenschaften und Instrumente der Visualisierung beinhalten.
Um diese Funktion auszuführen, gehen Sie auf “Berichte” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort “In HTML exportieren”. Ein neues Dialogfenster wird geöffnet, wo Sie Einstellungen für den Bericht wählen können. Finden wir heraus, welche konkreten Parameter ein HTML-Bericht beinhalten kann.
Dialogfenster für Bericht-Einstellungen
Berichtszeitraum wählen
Das Feld “Zeitraum” erlaubt eine Auswahl der zu berichtenden Zeitperiode. Es kann die letzte Woche sein, der letzte Monat oder das letzte Jahr. Es kann aber auch ein benutzerdefinierter Zeitraum sein, indem der Nutzer selbst die Felder “Von” und “Bis” einstellt.
Berichtstypen
Der BSC Designer stellt drei sich in Details unterscheidende HTML-Berichtstypen zur Verfügung:
- “Mini”-Bericht beinhaltet zusammengefasste Tabellen, die solche Parameter wie Name, Anfangswert, Endwert, Dynamik und einiges mehr für jedes Element des Balanced Scorecard Projekts zeigen;
- “Standard”-Bericht zeigt dieselben Informationen wie der “Mini”-Bericht und bietet zusätzlich Zeitdiagramme, welche Dynamiken eines jeden Elements des Strategiebaumes darstellen;
- “Erweiterter” Bericht gleicht der “Standard” Version und bietet zusätzlich eine Tabelle, die exakte Werte eines Elements für jeden Tag innerhalb der ausgewählten Zeitperiode beinhaltet.
Bericht speichern und ansehen
Nachdem alle Einstellungen gemacht wurden, klicken Sie auf den Knopf “Erstellen” und bestimmen Sie den Ort und den Namen der zu speichernden Datei. Es wird empfohlen, Dateinamen in der Sprache ihrer Programmversion zu wählen, um Fehler zu vermeiden. Ist die Datei gespeichert, kann diese mit einem beliebigen Webbrowser geöffnet oder an jemanden per E-Mail gesandt werden. Beachten Sie, dass alle Web-Dateien im Format *.html abgeschickt werden müssen, um eingesehen zu werden.
Beispiel für einen Erweiterten HTML-Bericht (ein Auszug)
Funktion “Bericht für das ausgewählte Element”
HTML-Berichte können neben der Darstellung des gesamten Projekts auch einzelne, aus dem Strategiebaum gewählte Elemente wiedergeben. Jeder Indikator bzw. jede Unterkategorie können einzeln berichtet werden. Um einen Bericht für ein konkretes Element zu erstellen, gehen Sie wieder auf “Bericht” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort die Funktion “Bericht für das ausgewählte Element”. Es erscheint das gleiche Dialogfenster wie für die Funktion “In HTML exportieren”. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum und den Berichtstyp, und speichern Sie anschließend die Datei. Die Funktion “Bericht für das ausgewählte Element” dient dazu, jedes kleinste Element des Strategiebaumes in einem Bericht wiederzugeben. So wird beispielsweise ein HTML-Bericht für eine Kategorie jeden Indikator und jede Unterkategorie (mit ihren Indikatoren) beinhalten. Somit stellt die Funktion “In HTML exportieren” eine einzelne Art der Funktion “Bericht für das ausgewählte Element” dar, indem hier die Balanced Scorecard (das gesamte Projekt) als ein Element des Strategiebaumes ausgewählt wird.
Bericht für eine Kategorie (Finanzperspektive)
Andere Berichtstypen
Es gibt ebenfalls weitere Arten von Berichten, welche die BSC Designer Software zur Verfügung stellt. Weitere Artikel werden in Kürze folgende Programmfunktionen in Bezug auf Berichterstattung beschreiben:
- Funktion “Übersichtsbericht”;
- Funktion “Dashboard-Bericht”;
- Funktion “Dashboard-Bericht für das ausgewählte Element;
- Funktion “In MS Excel exportieren”;
- Funktion “In MS Power Point exportieren”;
- Funktion “Strategiekartenbericht”.
