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Berichte mit BSC Designer: Übersichts- und Dashboard-Bericht

Verfügbare Export-Funktionen im BSC Designer

Im Anschluss an unsere Artikel über Berichterstattung im BSC Designer möchten wir weitere Arten von verfügbaren Berichten im Programm beschreiben. Der Artikel “Berichte mit BSC Designer” erläuterte im Allgemeinen die HTML-Berichte. Jedoch existieren weit mehr Wege zum Exportieren der BSC Projektinformationen, um diese zu speichern bzw. anderen Personen zu präsentieren.

Mit folgenden Funktionen zur Berichterstattung befasst sich dieser Artikel:

  • Funktion “Übersichtsbericht”;
  • Funktion “Dashboard-Bericht”;
  • Funktion “Dashboard-Bericht für das ausgewählte Element”;

Übersichtsbericht

Im Gegensatz zum allgemeinen “HTML-Bericht” zeigt der Übersichtsbericht keine Werte an. Sein Ziel ist es, den Projektbaum mit Beschreibungen zu jedem Element zu visualisieren. Dieses Übersichtsdokument im HTML-Format beinhaltet ein Diagramm mit allen erläuterten Baumelementen. Diese Beschreibung der Elemente kann individuell vom Nutzer hinzugefügt werden (lesen Sie mehr über Beschreibungen im Artikel “KPIs mit BSC Designer entwerfen und verwalten (Teil 2)”). Solch ein Übersichtsbericht kann für den Aufbau einer allgemeinen Wissensbasis zu den Balanced Scorecard Projekten sowie einer Anwendungsbasis nützlich sein. Für Führungskräfte, die mit der Überwachung dieser Projekte beschäftigt sind, sowie auch für Shareholder und Investoren kann sich diese Art Bericht als sehr hilfreich erweisen.

Wichtig! Wie die Beschreibung des gesamten Projekts ändern

Aus unseren vorigen Artikeln haben Sie bereits erfahren, wo man das Feld “Beschreibung” für solche Elemente wie Kategorien und Indikatoren findet. Jedoch erfolgt eine Änderung der Beschreibung zum gesamten Projekt auf anderem Wege. Um dies durchzuführen, gehen Sie auf das Symbol “Datei” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort “Dokumenteigenschaften”. Ein neues Fenster wird geöffnet. Gehen Sie dort in das Feld “Beschreibung” und fügen die Informationen zum Projekt ein. Auch in das Feld “Autor” kann der Name und die Position der für das Projekt verantwortlichen Person eingefügt werden. Das Feld “Name” kann überschrieben werden, falls sich der Name des Projekts eändert hat. Anschließend drücken Sie auf “OK” zum Speichern der vorgenommenen Änderungen.

Dokumenteigenschaften

Funktionsfeld “Dokumenteigenschaften”

Im einen Übersichtsbericht spielt es keine Rolle, welches Element im Projektbaum momentan gewählt wurde, weil er stets mit dem gesamten Projekt arbeitet. Um diese Art Bericht zu erstellen, gehen Sie auf das Symbol “Bericht” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort die Funktion “Übersichtsbericht”.  Aus der Ausführung dieser Funktion entstehende Dokument ist nicht weiter anspruchsvoll, sodass keine weiteren Programmeinstellungen zu machen sind. Es erscheint lediglich ein Fenster, das Sie nach dem Dateipfad fragt. Es wird empfohlen, Dateinamen in englischer Sprache zu verwenden, wie z.B. “overview.html”, sodass keine Fehler auftreten. Nachdem die Datei gespeichert wurde, kann sie mit jedem Webbrowser geöffnet bzw. per E-Mail verschickt werden. Achten Sie darauf, dass Dateien im HTML-Format per E-Mail gesendet werden, damit alle Abbildungen beim Aufrufen korrekt angezeigt werden.

Übersichtsbericht

Übersichtsbericht des gesamten Projekts im HTML-Format

Dashboard-Bericht

Ein Dashboard-Bericht bietet eine weitere Alternative zum allgemeinen HTML-Bericht (erläutert im Artikel “Berichte mit BSC Designer”). Er basiert auf demselben Textformat und kann auf demselben Wege durchgesehen und versendet werden wie ein HTML-Bericht, beinhaltet jedoch einige Differenzen. Ein wesentlicher Unterschied ist unter anderem die Verwendung eines Diamant-Diagramms statt eines Zeitdiagramms. Wie bereits im Artikel “Daten visualisieren mit BSC Designer: Diagramme und Tabellen (Teil 2)” erwähnt wurde, kann ein Diamanten-Diagramm nur aus mindestens drei Unterelementen erstellt werden. Besitzt eine Kategorie nicht zumindest drei Indikatoren, wird im Bericht eine folgende Mitteilung erscheinen: “Diamant-Diagramm ist nur für drei oder mehr Elemente verfügbar”. Dies bedeutet nicht, dass der Bericht aus diesem Grund nicht erstellt werden kann, sondern ein Diagramm für ausgewählte Elemente wird nicht angezeigt.

weniger als drei Elemente

Anzeige -> Nicht ausreichend Elemente vorhanden

Der Dashboard-Bericht kann für dieselben Zwecke wie allgemeine HTML-Berichte verwendet werden. Er kann an die Führungsebene verschickt werden, um über die aktuellen Arbeitsvorgänge Bericht zu erstatten, oder auch an Investoren und Shareholder, um die aktuellen Performance-Werte des Unternehmens zu präsentieren. Sicherlich entscheidet jeder Nutzer des Programms individuell, welchen Typ von Bericht er in unterschiedlichen Situationen und für unterschiedliche Zwecke verwenden möchte. Während allgemeine HTML-Berichte insbesondere die zeitliche Dynamik der Performance-Werte wiedergeben, welche für Shareholder großes Interesse genießen könnten, informiert ein Dashboard-Bericht näher über aktuelle Performance-Werte des Projekts, was beispielsweise für Geschäftsführer höhere Relevanz besitzt.

Um einen Dashboard-Bericht zu erstellen, gehen Sie auf “Berichte” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort das Symbol “Dashboard-Bericht”. Nachdem Sie das Berichtsdatum festgelegt haben, wählen Sie im neu erschienenen Fenster den Dateinamen und den Dateipfad. Wurde die Datei gespeichert, kann diese in jedem Webbrowser geöffnet und per E-Mail an weitere Personen wie jeder andere Bericht im HTML-Format verschickt werden.

Dashboard

Dashboard-Bericht im HTML-Format für das gesamte Projekt (Auszug)

Dashboard-Bericht für das ausgewählte Element

Dashboard-Berichte ermöglichen nicht nur eine Darstellung des gesamten Projekts, sondern auch eines der im Strategiebaum ausgewählten Elementes. Jede beliebige Unterkategorie kann hierfür ausgesucht und mit Hilfe der Funktion “Dashboard-Bericht für das ausgewählte Element” berichtet werden. Ein Dashboard-Bericht kann jedoch nicht für einzelne Indikatoren aufgrund des darin enthaltenen Diamant-Diagramms erstellt werden. Diese Funktion dient der Berichterstattung von ausgewählten Performance-Werten, jedoch nicht des gesamten Projekts. So wird beispielsweise der Dashboard-Bericht für die “Finanzperspektive” Textdaten und Graphen für jedes darin enthaltene Element darstellen, jedoch nicht für ein einzelnes Element und nicht für das gesamte Projekt.

Um einen Dashboard-Bericht für das ausgewählte Element zu erstellen, gehen Sie auf “Berichte” in der oberen Symbolleiste und wählen Sie dort die Funktion “Dashboard-Bericht für das ausgewählte Element”. Im zweiten Schritt ist das Berichtsdatum und anschließend der Dateipfad im neuen Fenster zu bestimmen. Der Bericht wird erstellt und steht bereit für das Aufrufen und Versenden.

Dashboard-Bericht für eine Kategorie

Dashboard-Bericht im HTML-Format für eine Kategorie (Auszug)

Andere Berichtstypen

Um die Liste der in der BSC Designer Software verfügbaren Berichte zu vervollständigen, sollten an dieser Stellen weitere Funktionen der Berichterstattung erwähnt werden. Neben den in unseren Artikeln beschriebenen Berichten gibt es allgemeine HTML-Berichte sowie einige andere Arten, über welche wir Sie in nächster Zeit in neuen Artikeln ausführlich informieren werden. Vorab bleibt festzuhalten, dass die Palette an Berichten im BSC Designer sehr breit ist.

Die gesamte Liste anderer Bericht-Funktionen ist wie folgt:

  • Funktion “In HTML exportieren”;
  • Funtkion “Bericht für das ausgewählte Element”;
  • Funktion “In MS Excel exportieren”;
  • Funktion “In MS Power Point exportieren”;
  • Funktion “Strategiekartenbericht”.
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